PIP z nowymi uprawnieniami, a firmy coraz częściej same korygują umowy

Od 8 lipca Państwowa Inspekcja Pracy może korzystać z nowych instrumentów służących sprawdzaniu, czy zatrudnienie jest prawidłowo ukształtowane. Inspektorzy otrzymali możliwość wydawania poleceń, a w wybranych sytuacjach także decyzji administracyjnych potwierdzających istnienie stosunku pracy. Jak na razie pierwsze tygodnie stosowania przepisów nie przyniosły jednak lawiny nakazów zmieniających formę współpracy. Coraz więcej przedsiębiorstw woli samodzielnie uporządkować warunki zatrudnienia jeszcze przed zakończeniem kontroli.

Nowe przepisy nie zmieniły samego testu, według którego odróżnia się umowę o pracę od umowy cywilnoprawnej. Inaczej ukształtowano natomiast zasady weryfikacji zatrudnienia przez PIP oraz poziom zagrożenia dla firm. Inspekcja ma teraz szerszy dostęp do informacji, może korzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi analitycznych i realizować część czynności kontrolnych na odległość. Równocześnie podniesiono najwyższą karę za naruszenia praw pracowniczych, która może sięgnąć 60 tys. zł.

Artur Kornatowski, dyrektor działu prawnego i administracyjnego w Smart Solutions HR, zwraca uwagę, że kluczowe znaczenie ma nie sam zapis w dokumencie, lecz realny sposób wykonywania pracy. – Nawet najlepiej przygotowana umowa zlecenia nie ochroni pracodawcy, jeśli w praktyce zleceniobiorca działa codziennie w wyznaczonych godzinach, w miejscu wskazanym przez firmę, pod stałym nadzorem przełożonego i bez rzeczywistej swobody w organizowaniu własnych działań – wyjaśnia.

Statystyki PIP potwierdzają, że temat poprawności zawieranych kontraktów stał się wyraźnie bardziej palący. Do połowy sierpnia do inspekcji trafiło 690 skarg i wniosków dotyczących sytuacji, w których umowy cywilnoprawne miały zastępować stosunek pracy. Od początku roku odnotowano 1794 takie sprawy, podczas gdy w porównywalnym okresie 2025 r. było ich 619.

Pierwsze rezultaty nowych regulacji widać również w trakcie samych kontroli. W ciągu pierwszego miesiąca ich obowiązywania wszczęto ponad 100 postępowań, z czego 35 już zakończono. W ich następstwie inspektorzy wystawili 121 pisemnych poleceń dotyczących potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Do 18 sierpnia nie zapadła natomiast jeszcze żadna ostateczna decyzja administracyjna w sprawie ustalenia istnienia stosunku pracy.

Ważne są także pierwsze indywidualne interpretacje wydane przez Głównego Inspektora Pracy. Do połowy sierpnia rozpatrzono siedem wniosków odnoszących się do charakteru współpracy. W dwóch przypadkach potwierdzono stanowisko firm, że miała ona formę cywilnoprawną. W pozostałych pięciu uznano, że sposób wykonywania obowiązków odpowiada cechom stosunku pracy.

Jednym z najbardziej widocznych efektów nowych regulacji pozostaje jednak samodzielna korekta umów przez przedsiębiorców. Inspektorzy zanotowali 201 przypadków, w których firmy zdecydowały się przekształcić umowy cywilnoprawne w umowy o pracę jeszcze przed zakończeniem wszystkich ustaleń kontrolnych.

Duże znaczenie ma także przewidziany przez ustawodawcę 12-miesięczny okres przejściowy. Przedsiębiorcy, którzy do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zamienią wadliwe kontrakty na umowy o pracę, mogą liczyć na ochronę przed najsurowszymi sankcjami. Daje to czas na przeprowadzenie audytów i dostosowanie organizacji pracy do obowiązujących regulacji.

Nowe rozwiązania wpływają również na funkcjonowanie agencji pracy tymczasowej oraz firm korzystających z ich usług. – W przypadku zatrudnienia tymczasowego nie można sprowadzać odpowiedzialności wyłącznie do tego, kto formalnie podpisał umowę z osobą wykonującą zadania. Agencja odpowiada przede wszystkim za administracyjną stronę zatrudnienia, legalizację w przypadku cudzoziemców, przygotowanie i podpisanie umowy, a także obowiązki związane z naliczaniem i wypłatą wynagrodzenia. Z kolei pracodawca użytkownik odpowiada za faktyczne zlecanie pracy, które sam organizuje – ustala grafiki, sprawuje nadzór i wydaje polecenia. Taki podział obowiązków pomiędzy agencję a pracodawcę użytkownika sprawia, że nie można automatycznie zakładać, iż to agencja ponosi wyłączną odpowiedzialność za ewentualne przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – podkreśla Artur Kornatowski.

W efekcie firmy coraz uważniej przyglądają się nie tylko dokumentom kadrowym, ale także temu, jak naprawdę zorganizowana jest praca. – Przedsiębiorstwa zmieniają sposób myślenia. Coraz rzadziej ograniczają audyt do sprawdzenia treści samych umów, a coraz częściej analizują cały przebieg wykonywania obowiązków: instrukcje dla kierowników i brygadzistów, zasady planowania obecności, system ewidencji godzin, reguły zastępstw, sposób wydawania poleceń, komunikację ze zleceniobiorcami oraz rozdział zadań między agencję a pracodawcę użytkownika. I właśnie to, moim zdaniem, jest najważniejszym skutkiem reformy – podsumowuje ekspert.

fot. magnific.com
oprac. /kp/