Od 8 lipca zaczęły obowiązywać przepisy w nowym brzmieniu, których celem jest lepsze skoordynowanie działań Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej. Zmienione zasady mają przyspieszyć przekazywanie danych między urzędami, a to oznacza, że wyniki kontroli mogą stać się podstawą do kolejnych czynności podejmowanych przez ZUS i KAS.

W 2025 r. do PIP trafiło przeszło 50,5 tys. skarg, czyli o ponad 15% więcej niż rok wcześniej. Inspektorzy zrealizowali około 55 tys. kontroli planowych oraz ponad 22,7 tys. interwencji w reakcji na zgłoszenia pracowników. Od lipca zmienia się jednak nie tylko rozmiar działań kontrolnych, lecz także sposób, w jaki wykorzystuje się ich efekty.

Zgodnie z nowymi regulacjami informacje zebrane podczas inspekcji PIP będą mogły być znacznie sprawniej przekazywane do ZUS i KAS. W praktyce oznacza to, że wykryte nieprawidłowości dotyczące zatrudnienia, składek czy rozliczeń podatkowych mogą prowadzić do wszczęcia postępowań również przez inne organy. Kontrola PIP może więc stać się początkiem szerszego sprawdzania obejmującego kilka sfer działalności przedsiębiorstwa.

Nowy model ma poprawić spójność danych wykorzystywanych przez instytucje publiczne. Niespójności w dokumentach, zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych albo rozliczeniach podatkowych będą mogły być szybciej wychwytywane i analizowane, co może skrócić czas prowadzenia spraw oraz wydawania decyzji administracyjnych. – Dotąd wielu przedsiębiorców postrzegało kontrolę PIP jako zamknięty etap: inspekcja, protokół, ewentualna korekta i koniec tematu. Od 8 lipca ten schemat przestaje działać w takim prostym układzie. Ustalenia jednego organu mogą uruchomić działania innych instytucji, które patrzą na te same dane z własnej perspektywy – składkowej i podatkowej. Zamiast jednej reakcji, na przykład korekty, mogą pojawić się również decyzje o karach albo obowiązek dopłaty wynikający z innych przepisów, a dopiero później sprawa zostaje ostatecznie zakończona. Ryzyko nie jest już więc jednorazowym incydentem, lecz procesem rozciągniętym w czasie i pomiędzy instytucjami – wyjaśnia Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.

Zmiany dotyczą także pracowników. Choć nowe przepisy nie nakładają na nich dodatkowych obowiązków, ich dane związane z zatrudnieniem, składkami i rozliczeniami będą częściej poddawane analizie w ramach współpracy PIP, ZUS i KAS. Ma to ułatwić wykrywanie ewentualnych rozbieżności między dokumentacją prowadzoną przez różne instytucje. – To ważna zmiana dla wielu osób, ponieważ rynek pracy jest złożony i obejmuje wiele form zatrudnienia odbiegających od klasycznego modelu, w tym łączenie etatu z kontraktami B2B oraz współpracę z kilkoma podmiotami równocześnie. Wymaga to zgodności danych o składkach, czasie pracy i podstawie zatrudnienia w różnych rejestrach. Szczególnie istotne jest to w sprawach spornych, gdy kwestionowany bywa charakter współpracy albo pojawiają się różnice między opisem relacji przedstawianym przez strony a dokumentami i rozliczeniami, co wymusza analizę opartą nie tylko na oświadczeniach, lecz także na porównaniu informacji z wielu systemów. Jednocześnie zmienia się tempo działania urzędów, a nieprawidłowości mogą zostać zauważone wcześniej, zanim przełożą się na skutki w obszarze świadczeń lub ubezpieczeń – wskazuje ekspertka. Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w 2025 r. ponad 680 tys. osób pracowało w więcej niż jednym miejscu, a w pierwszym kwartale 2026 r. liczba ta wzrosła do 691 tys.

Nowelizacja przewiduje również ostrzejsze sankcje za łamanie prawa pracy. Od 8 lipca inspektorzy PIP mogą wystawiać mandaty do 5 tys. zł. Wyższe są także kary pieniężne nakładane przez sądy. W przypadku większości wykroczeń przeciwko prawom pracownika będą one wynosić od 2 tys. do 60 tys. zł, natomiast przy najpoważniejszych naruszeniach, w tym związanych z nielegalnym zatrudnieniem, mogą sięgać od 3 tys. do 90 tys. zł.

Dla firm skutki finansowe mogą być odczuwalne nie tylko w postaci mandatu. Jeśli wyniki kontroli trafią do ZUS lub KAS, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do poprawienia rozliczeń oraz uregulowania zaległych składek, podatków i należnych odsetek.

W świetle nowych regulacji właściciele firm powinni przejrzeć nie tylko dokumenty, ale także sposób organizacji pracy. Kluczowe znaczenie będzie miała zgodność faktycznego modelu współpracy z zapisami umów. Ryzyko zakwestionowania stosowanych form zatrudnienia rośnie zwłaszcza wtedy, gdy osoby formalnie współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B wykonują obowiązki w warunkach charakterystycznych dla etatu, takich jak stałe godziny pracy, podporządkowanie służbowe czy brak możliwości wyznaczenia zastępcy.

Eksperci zwracają uwagę, że przedsiębiorstwa powinny oceniać ryzyko nie tylko przez pryzmat prawa pracy, ale także przepisów o ubezpieczeniach społecznych i podatkach. Coraz większą rolę odgrywa spójność dokumentacji oraz zgodność modelu zatrudnienia z rzeczywistym sposobem świadczenia pracy, bo ustalenia jednego urzędu mogą stać się podstawą działań kolejnych organów. – Wczesne rozpoznanie takich sygnałów pozwala ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji współpracy i uniknąć konsekwencji finansowych – podsumowuje Magda Dąbrowska.

fot. magnific.com
oprac. /kp/