Zaległy urlop bez udzielenia może narazić pracodawcę na karę sięgającą 60 tys. zł

W ostatnich sześciu latach do Państwowej Inspekcji Pracy napłynęło niemal 7 tys. skarg związanych z urlopami wypoczynkowymi. Tylko do końca lipca 2026 r. inspektorzy odnotowali około 800 takich spraw, co stanowi 54% wszystkich zgłoszeń z całego poprzedniego roku. PIP przypomina przy tym, że niewykorzystany urlop za poprzedni rok trzeba oddać pracownikowi najpóźniej do 30 września.

Przepisy prawa pracy nakazują, by wypoczynek był wykorzystywany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli nie uda się go w pełni odebrać do końca roku kalendarzowego, niewykorzystana część przechodzi na następny rok jako urlop zaległy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek udzielić go nie później niż do 30 września kolejnego roku.

Ten termin nie dotyczy urlopu na żądanie. Z tego uprawnienia pracownik może skorzystać maksymalnie przez cztery dni w danym roku kalendarzowym. Jeżeli jednak dni te nie zostaną wykorzystane, tracą swój szczególny charakter i po zakończeniu roku wchodzą do puli zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że to na pracodawcy ciąży odpowiedzialność za udzielenie zaległego urlopu. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że może on wysłać pracownika na taki urlop także bez jego zgody. Brak udzielenia należnego wypoczynku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może zakończyć się grzywną od 1 tys. do 60 tys. zł.

Jak pokazują dane PIP, problem nie jest marginalny. W ciągu ostatnich sześciu lat inspekcja otrzymała blisko 7 tys. skarg tego typu. Największą liczbę zgłoszeń zarejestrowano w 2021 r., a najmniej w 2023 r. Do końca lipca 2026 r. wpłynęło już około 800 skarg dotyczących urlopów wypoczynkowych, czyli 54% liczby odnotowanej w całym poprzednim roku.

Najwięcej, bo około 3,6 tys. skarg, odnosiło się do nieprawidłowości przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego. Pracownicy wskazywali głównie na problemy z obowiązkiem wykorzystania urlopu w roku nabycia prawa do niego, a także na zasady korzystania z urlopu na żądanie.

PIP informuje, że od 2021 r. mniej więcej 30% zgłoszeń dotyczących urlopów zostaje uznanych w całości lub części za zasadne. W 2026 r. taki odsetek wynosi dotąd niemal 20%, a ponad 16% spraw nadal jest rozpatrywanych.

Inspekcja przypomina również o regułach planowania wypoczynku. Prawo do urlopu realizuje się m.in. przez harmonogram urlopowy. Pracodawca może jednak zrezygnować z jego tworzenia, jeśli w zakładzie nie działa organizacja związkowa albo gdy działająca organizacja zgodzi się na taki brak planu. W takiej sytuacji termin urlopu ustala się w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Urlop na żądanie, ze względu na swoją specyficzną konstrukcję, nie jest ujmowany w planie urlopów.

Data 30 września ma jeszcze jedno znaczenie: od tego dnia zaczyna biec trzyletni termin przedawnienia roszczenia o udzielenie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w naturze.

Jeżeli pracownik ma jednocześnie zaległy urlop i urlop przysługujący za bieżący rok, najpierw powinien wykorzystać dni zaległe. Oznacza to, że kolejne wolne zalicza się na poczet starszej puli aż do jej wyczerpania, o ile roszczenie o jego udzielenie nie zdążyło się jeszcze przedawnić.

Dla pracodawców to sygnał, by przed końcem września dokładnie sprawdzić stan niewykorzystanych urlopów i dopilnować, aby zaległy wypoczynek został udzielony w ustawowym terminie.

fot. magnific.com
oprac. /kp/