Wrzesień to ostatnia chwila na odebranie zaległego urlopu. Jakie obowiązki ma pracodawca?

We wrześniu kończy się czas na rozpoczęcie wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego należnego za miniony rok. To na pracodawcy spoczywa obowiązek czuwania nad tym, by pracownik odebrał te dni w granicach przewidzianych przez przepisy. Nie daje mu to jednak pełnej swobody w samodzielnym wyznaczaniu terminu wypoczynku.

Kodeks pracy zakłada, że urlop wypoczynkowy powinien być realizowany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Ustalając termin, bierze się pod uwagę zarówno potrzeby zatrudnionego, jak i organizację pracy w zakładzie. W przypadku urlopu niewykorzystanego w terminie możliwe jest przeniesienie go na kolejny rok. Taki urlop należy jednak udzielić najpóźniej do 30 września, przy czym warunek ten jest spełniony również wtedy, gdy wolne rozpocznie się właśnie tego dnia.

O prawidłowe udzielanie urlopów odpowiada pracodawca. Jeśli nie wywiąże się z tego obowiązku, może narazić się na karę grzywny do 30 tys. zł. Samo przekroczenie terminu 30 września nie powoduje jednak natychmiastowego utracenia prawa do niewykorzystanych dni. Co do zasady roszczenie o urlop przedawnia się po trzech latach. – Niewybranie urlopu w terminie uruchamia trzyletni bieg przedawnienia prawa do wypoczynku. Po jego upływie, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni przepadają, jeśli pracownik nie skorzysta z nich we wskazanym wcześniej czasie. Przepisy nie przewidują możliwości ich odrobienia, przenoszenia na kolejne lata ani zamiany na ekwiwalent w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki odnoszą się jedynie do szczególnych okoliczności, na przykład siły wyższej albo urlopu wychowawczego – wyjaśnia Dominik Konieczny, General Counsel w Gi Group Holding.

Pojawiają się też pytania o sytuację, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego wypoczynku. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, że pracownika można zobowiązać do odebrania takiego urlopu nawet bez jego zgody. Takie podejście wynika m.in. z wyroków z 2 września 2003 r. oraz 7 maja 2008 r. Inaczej patrzy na to departament prawny Głównego Inspektoratu Pracy, według którego pracodawca może nakazać wykorzystanie zaległego urlopu w ustawowym terminie, ale nie może samodzielnie wskazać konkretnej daty wypoczynku. – W praktyce oznacza to, że zaległego urlopu nie wolno odkładać bez końca, natomiast nie ma jednolitej interpretacji, czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć dzień rozpoczęcia wolnego. Wyjątek stanowi okres wypowiedzenia – wtedy pracodawca może skierować pracownika na urlop bez wcześniejszego uzgadniania terminu – podkreśla Dominik Konieczny.

Może też zdarzyć się odwrotna sytuacja: pracownik chce wykorzystać zaległe dni, lecz pracodawca odmawia wskazanego terminu z powodu braków kadrowych, dużego natężenia zadań albo konieczności domknięcia ważnego projektu. Taka odmowa bywa uzasadniona interesem firmy, zwłaszcza gdy nieobecność konkretnej osoby mogłaby mocno zaburzyć pracę zespołu. Nie oznacza to jednak prawa do nieograniczonego przesuwania wolnego. Zasadniczo zaległy urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września. – Jeśli pracownik kilka razy próbuje zaplanować zaległy urlop i za każdym razem termin jest przekładany, warto ustalić przyczynę oraz sprawdzić, kiedy realnie będzie możliwe skorzystanie z wolnego. Potrzeby organizacyjne mogą usprawiedliwiać zmianę daty, ale nie zwalniają pracodawcy z obowiązku udzielenia urlopu w terminie wynikającym z przepisów – zaznacza Monika Piądło, Regional Manager w Grafton Recruitment.

Gdy pojawiają się trudności z ustaleniem terminu, dobrze jest składać wnioski urlopowe tak, aby dało się później potwierdzić ich złożenie, na przykład przez firmowy system lub e-mail.

W trakcie zatrudnienia pracownik nie może zamienić urlopu na pieniądze. Ekwiwalent za niewykorzystane dni przysługuje co do zasady dopiero wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy i urlop nie został wcześniej odebrany. – Urlop ma służyć rzeczywistemu odpoczynkowi, dlatego w czasie trwania zatrudnienia nie można zastępować go dodatkowym świadczeniem. Pracownik nie ma prawa zrzec się wypoczynku, a pracodawca nie może zaproponować pieniędzy w zamian za rezygnację z wolnych dni – tłumaczy Agnieszka Żak, Dyrektor ds. kluczowych klientów w Gi Group. Zasada ta obejmuje zarówno urlop za bieżący rok, jak i dni zaległe z lat poprzednich. Dopiero po zakończeniu zatrudnienia ustala się liczbę niewykorzystanych dni i na tej podstawie oblicza należny ekwiwalent.

Przesuwanie urlopu w czasie może być niekorzystne dla obu stron. Nagromadzenie niewykorzystanych dni utrudnia planowanie pracy, a brak regularnego wypoczynku sprzyja zmęczeniu i obniżeniu wydajności. – Zaległy urlop warto traktować jako sygnał, że planowanie pracy wymaga lepszej organizacji. Jeśli dłuższa nieobecność pracownika staje się problemem, trzeba przyjrzeć się nie tylko samym terminom urlopów, lecz także podziałowi zadań i systemowi zastępstw – radzi Karolina Popiel, Partner w Wyser Executive Search. Jak dodaje, szczególnie wyraźnie widać to w przypadku menedżerów i kluczowych ekspertów. Jeżeli ich dłuższa nieobecność istotnie utrudnia pracę zespołu, może to oznaczać zbyt duże skupienie odpowiedzialności w rękach jednej osoby.

Samo skorzystanie z urlopu nie zawsze oznacza pełne odcięcie się od pracy. Z badania Gi Group Holding przeprowadzonego w lipcu wynika, że jedynie 24,8% ankietowanych podczas urlopu w ogóle nie myśli o obowiązkach zawodowych. Z kolei 35,3% przyznaje, że wracają do nich często albo nieustannie, a 10% deklaruje, że nie potrafi w ogóle oderwać się od spraw służbowych. Największa grupa, czyli 39,9%, myśli o pracy tylko od czasu do czasu.

Czytaj także: Powrót z urlopu bez stresu. Firmy mogą pomóc uniknąć lawiny zaległości

fot. unsplash.com
oprac. /kp/