Jak prawidłowo ustalić plan urlopów pracowniczych?

Wnioski pracowników, które stanowią podstawę do tworzenia planu urlopów, powinny precyzyjnie określać terminy planowanego wypoczynku w danym roku kalendarzowym. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że plany urlopowe powinny być sporządzane przed 1 stycznia, czyli przed momentem, w którym pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami plan urlopów tworzony jest przez pracodawcę na podstawie wniosków składanych przez pracowników. Prawo pracy nie przewiduje jednak szczegółowych zasad dotyczących formy ani wzoru takiego planu, co oznacza, że sposób jego sporządzania powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie obowiązującym w danym zakładzie. PIP wskazuje, że wnioski urlopowe powinny zawierać konkretne daty planowanego wypoczynku, a w przypadku braku takiej precyzji pracodawca ma prawo samodzielnie ustalić termin urlopu w planie.

Plan urlopów powinien obejmować pełny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym, w tym również urlopy uzupełniające. Wyłączone z planu są natomiast dni urlopu na żądanie, które nie podlegają wcześniejszemu planowaniu. Po ustaleniu plan urlopów powinien zostać podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub udostępnienie w firmowym intranecie. Od momentu ogłoszenia planu jego ustalenia co do zasady wiążą zarówno pracodawcę, jak i pracownika.

W praktyce przyjmuje się, że samo ustalenie terminu urlopu w obowiązującym planie stanowi wystarczającą podstawę do rozpoczęcia przez pracownika wypoczynku. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym nie jest konieczne dodatkowe zawiadamianie pracownika o terminie urlopu, jeżeli plan został podany do wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej miesiąc przed. Jednocześnie PIP zaznacza, że przepisy wewnątrzzakładowe mogą wprowadzać dodatkowe wymogi, takie jak obowiązek złożenia indywidualnego wniosku urlopowego lub uzyskania odrębnej zgody pracodawcy. – Nieokreślenie tej uzupełniającej przesłanki w aktach zakładowych skutkuje tym, iż pracownik może rozpocząć przygotowania do urlopu (np. dokonać rezerwacji wycieczki) wyłącznie na podstawie sporządzonego planu. Zmiana planów przez pracodawcę i przesunięcie terminu urlopu pracownika na inny niż przewidziany w planie może w takim przypadku skutkować obciążeniem pracodawcy kosztami poniesionymi przez pracownika, podobnie jak w przypadku odwołania go z urlopu (art. 167 k.p.) – wyjaśnia PIP.

Ustalenia dotyczące terminu i długości urlopu zawarte w planie urlopów są wiążące dla obu stron stosunku pracy. Oznacza to, że pracownik powinien rozpocząć urlop w zaplanowanym terminie, a pracodawca ma obowiązek go udzielić. Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają jednak możliwość przesunięcia urlopu w wyjątkowych sytuacjach. Może to nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika, jak i z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu powinien być uzasadniony ważnymi powodami, przy czym pracodawca nie jest zobowiązany do jego uwzględnienia.

Obowiązek przesunięcia urlopu występuje natomiast w sytuacjach, gdy pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, takich jak czasowa niezdolność do pracy, odosobnienie związane z chorobą zakaźną, urlop macierzyński czy powołanie do określonych form służby wojskowej. Katalog tych przesłanek nie jest zamknięty, co oznacza, że także inne usprawiedliwione okoliczności mogą uniemożliwić wykorzystanie urlopu w pierwotnie zaplanowanym terminie.

Przesunięcie urlopu może nastąpić również z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy. – O tym, czy zaistniała przyczyna mająca szczególny charakter, decyduje wyłącznie pracodawca. Pracownik nie ma wpływu na tę ocenę. Tym samym na dokonanie takiej zmiany nie jest wymagana zgoda pracownika – tłumaczy PIP. Jednocześnie podkreśla, że choć pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania odmowy uwzględnienia wniosku urlopowego, to przyczyny tej decyzji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego. – Za dyskryminującą przesłankę może być uznane np. nieuwzględnienie wniosku pracownika w okresie pokrywającym się z feriami szkolnymi wyłącznie z tej przyczyny, że pracownik nie jest rodzicem i przyznanie w tym zakresie pierwszeństwa ubiegania się o urlop pracownikom, którzy mają dzieci w wieku szkolnym – wyjaśnia PIP.

Wyjątek od zasady swobody pracodawcy w tym zakresie dotyczy sytuacji, gdy pracownica występuje z wnioskiem o urlop bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu zgodnie z wnioskiem, a uprawnienie to przysługuje również innym osobom korzystającym z urlopu macierzyńskiego na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy.

fot. freepik.com
oprac. /kp/