Digitalizacja obiegu dokumentów to już tylko kwestia czasu

Polskie firmy kładą coraz większy nacisk na cyfryzację. Co trzecia z nich rozważa wprowadzenie elektronicznych formularzy w miejsce papierowych. Widać różnice w podejściu do tej kwestii pomiędzy średnimi i dużymi firmami, jednak w perspektywie kolejnych kilku lat większość przedsiębiorstw będzie wdrażać rozwiązania związane z digitalizacją.

– Przez ostatnie dwa lata zmieniły się preferencje przedsiębiorstw w zakresie cyfryzacji. Okres pandemii i zmiana modelu pracy spowodowały, że ewidentnie zwiększyła się potrzeba i konieczność pracy z dokumentami elektronicznymi. Są one wygodniejsze w obsłudze podczas pracy hybrydowej i zdalnej. W związku z tym firmy coraz częściej dostrzegają potrzebę wdrożenia elektronicznej dokumentacji – mówi Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska ds. cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa. 

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez InsightLab wśród średnich i dużych firm, w biznesie rośnie potrzeba cyfryzacji, a przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu przekonują się do stosowania nowoczesnych rozwiązań. 34% z nich rozważa wprowadzenie elektronicznych formularzy w miejsce dokumentów papierowych, a prawie co dziesiąta organizacja nadaje absolutny priorytet zagadnieniu cyfrowego funkcjonowania.

– Przedsiębiorcy zdecydowanie częściej chcą digitalizować swoje archiwa, czyli dokumenty sprzed kilku lat, które nadal są ważne, takie jak umowy czy kontrakty. W ubiegłym roku odsetek firm, które planowały digitalizować papierowe archiwa, wynosił 15%. W tym roku wzrósł do 31%, Ten trend jest jednocześnie mocno wspierany potrzebą przedsiębiorców, by digitalizować także bieżącą działalność. To oznacza, że firmy starają się znaleźć metody pracy z dokumentem z pominięciem ich papierowej wersji. Chcą udostępniać klientom i kontrahentom formularze elektroniczne, zamiast odbierać dokumenty w postaci papierowej, a później przepisywać te dane – tłumaczy ekspert.

Firmy, które chcą modernizować swoje podejście do pracy z dokumentami, kładą największy nacisk na wdrożenie elektronicznych formularzy oraz na automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur. Wprowadzenie tego pierwszego rozwiązania planuje co trzecia firma. Z kolei 28% organizacji rozważa wdrożenie inteligentnego drukowania i skanowania. Im większa firma i im większy ma obszar działalności, tym częściej stawia na środowisko cyfrowe do obsługi dokumentów. Porównując dane, które pokazują, ile średnich i dużych firm przechowuje dokumenty wyłącznie w wersji cyfrowej, widać, że ten odsetek jest dwukrotnie wyższy wśród przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 pracowników.

Jak podkreśla Dariusz Szwed, digitalizacja obiegu dokumentów to już tylko kwestia czasu, a coraz więcej firm jest tego świadomych i podejmuje konkretne działania w kierunku cyfryzacji pracy. Na przestrzeni ostatniego roku odsetek tych, które w ogóle nie rozważają wdrożenia nowych technologii, zmniejszył się o 13%. – Trzeba jednak mieć świadomość, że papier nie zniknie z biur. A chociażby jeden papierowy dokument powoduje, że firmy muszą być na to przygotowane – podkreśla ekspert.

Czytaj także: E-faktury obowiązkowe od 2024 r.

fot. freepik.com
oprac. /kp/