Firmy muszą pilnować zaległych urlopów. Za naruszenia grozi grzywna

Jeśli zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku kalendarzowego nie zostanie wykorzystany do 30 września, problem nie dotyczy wyłącznie pracownika. Dla pracodawcy oznacza to ryzyko kary, a przepisy w tym zakresie są egzekwowane także podczas kontroli.

Co się dzieje, gdy termin minie

Za niewywiązanie się z obowiązku udzielenia zaległego urlopu pracodawcy może zostać wymierzona grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Pracownik nie ma przy tym swobody, by samodzielnie ogłosić rozpoczęcie urlopu i po prostu nie stawić się w pracy.

Takie działanie bez zgody przełożonego nie usprawiedliwia nieobecności. W skrajnych sytuacjach może być uznane za porzucenie pracy i prowadzić do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Urlopu nie można się zrzec ani wymienić na pieniądze

Art. 152 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Jednocześnie przepisy wyraźnie wykluczają możliwość zrzeczenia się tego prawa.

W trakcie zatrudnienia nie da się też zamienić urlopu na ekwiwalent pieniężny, nawet gdy obie strony są zgodne. Taka wypłata pojawia się co do zasady dopiero po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy.

Kto ustala datę wykorzystania zaległych dni

To, że pracownik nie chce skorzystać z zaległego urlopu, nie znosi obowiązku jego udzielenia. Ciężar dopilnowania terminu spoczywa na pracodawcy, który może wskazać konkretną datę rozpoczęcia wypoczynku.

Pracownik nie może sam przesunąć tego momentu według własnego uznania. Po 30 września nie wystarczy samo poinformowanie o zamiarze nieobecności, by była ona usprawiedliwiona, jeśli nie ma akceptacji pracodawcy.

Od czego zależy liczba dni wolnych

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy. Osobie ze stażem nieprzekraczającym 10 lat przysługuje 20 dni, a po przekroczeniu tego progu – 26 dni.

Do stażu wlicza się także naukę po ukończeniu: zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – według programu nauczania, nie więcej jednak niż 3 lata; średniej szkoły zawodowej – nie więcej niż 5 lat; średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat; średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata; szkoły policealnej – 6 lat; szkoły wyższej – 8 lat.

Nowe zasady wliczania stażu od 2026 roku

Od 2026 r. do stażu pracy będą doliczane również okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, współpraca z osobą prowadzącą działalność, wykonywanie umowy zlecenia lub o świadczenie usług, umowy agencyjne, a także pozostawanie osobą współpracującą oraz członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych.

Warto też pamiętać, że niewykorzystany urlop nie przepada natychmiast po 30 września. Od tego dnia zaczyna biec 3-letni termin przedawnienia prawa do urlopu, więc urlop za 2026 r. można dochodzić do 30 września 2030 r.