Umowa o pracę może być zawarta także w formie elektronicznej

Umowę o pracę można zachować w formie pisemnej również w wersji elektronicznej – przypomina Państwowa Inspekcja Pracy. W niektórych sytuacjach ustalenia dotyczące warunków zatrudnienia mogą być przekazane nawet w zwykłej wiadomości e-mail.

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie. Forma pisemna zostaje zachowana, gdy oświadczenie woli jest opatrzone oryginalnym podpisem osoby składającej oświadczenie. Jak wyjaśnia PIP, art. 781 Kodeksu cywilnego przewiduje, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z pisemnym, o ile zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie ma przeszkód prawnych, aby przy zawieraniu umowy o pracę skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce może to wyglądać tak, że jedna strona podpisuje umowę w sposób elektroniczny, a druga – tradycyjnie, na papierze. W takim przypadku pracodawca przesyła pracownikowi dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaznaczając, że wymaga on podpisu pracownika. Ten powinien wydrukować dokument, podpisać go w tradycyjny sposób i dostarczyć przed rozpoczęciem pracy. Wydruk musi zawierać informację, że pierwotna wersja dokumentu była opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. – W powyższej formie do zawarcia umowy dochodzi z momentem jej podpisania przez pracownika, co wymaga jego obecności we wskazanym miejscu – wyjaśnia PIP.

Gdy osobiste stawiennictwo pracownika w siedzibie firmy nie jest możliwe, pracodawca może przesłać mu tekst umowy w wiadomości e-mail. Pracownik potwierdza w odpowiedzi akceptację warunków zatrudnienia. – W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z art. 29 § 2 zdanie drugie Kodeksu pracy i przed dopuszczeniem osoby do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz warunków umowy – dodaje PIP.

PIP zaznacza, że profil zaufany ePUAP, choć przydatny w kontaktach z administracją publiczną, nie jest tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Profil zaufany można założyć bezpłatnie np. przez bankowość elektroniczną, ale nie spełnia on wymogu formy pisemnej określonej w Kodeksie cywilnym. Kwalifikowany podpis elektroniczny natomiast to podpis złożony za pomocą specjalnego urządzenia oparty na certyfikacie potwierdzającym tożsamość użytkownika, który jest przypisany wyłącznie do jednej osoby.

fot. freepik.com
oprac. /kp/