Kamery, e-maile i GPS w pracy. Granice kontroli pracowników

Kiedy szef może patrzeć, a kiedy już nie?

Pracodawca ma prawo korzystać z monitoringu, ale nie może robić tego dowolnie. Najczęściej chodzi o kamery wizyjne, kontrolę poczty służbowej oraz sprawdzanie aktywności na komputerze udostępnionym do pracy.

Jednej formy nadzoru przepisy jednak nie dopuszczają: nie wolno nagrywać dźwięku i podsłuchiwać rozmów między pracownikami.

Kamery na terenie firmy: po co i gdzie wolno je założyć

Monitoring wizyjny można wprowadzić wtedy, gdy jest to potrzebne do ochrony pracowników, mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na stratę. Kamery mogą obejmować teren zakładu pracy oraz obszar wokół niego.

W praktyce podstawy do montażu bywają szerokie, więc wielu pracodawców jest w stanie uzasadnić takie rozwiązanie. To jednak nie zwalnia ich z obowiązku wykazania, że bez monitoringu nie da się osiągnąć tego samego celu.

Pomieszczenia, do których kamera zwykle nie zagląda

Zakazane jest obejmowanie monitoringiem pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. Co do zasady nie powinno się też instalować kamer w sanitariatach, szatniach, stołówkach i palarniach.

Wyjątek jest możliwy tylko wtedy, gdy monitoring jest niezbędny do realizacji celu określonego w art. 222 § 1 k.p. i jednocześnie nie naruszy godności ani innych dóbr osobistych pracownika. W takich miejscach trzeba stosować rozwiązania, które nie pozwalają rozpoznać osób przebywających w środku.

W przypadku pomieszczeń sanitarnych potrzebna jest uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej, a jeśli jej nie ma — zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ile czasu wolno trzymać nagrania

Materiały z kamer można wykorzystywać tylko do celu, w jakim zostały zebrane, a standardowo przechowuje się je nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania.

Jest od tego wyjątek. Jeśli zapis ma znaczenie dowodowe w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa albo pracodawca dowie się, że może być takim dowodem, wolno go zachować do prawomocnego zakończenia sprawy.

Dotyczy to także sytuacji związanych z dyscyplinarką, czyli rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, na przykład kradzieży. Gdy toczy się postępowanie karne, wykroczeniowe lub przed sądem pracy, nagrania mogą zostać przechowane do czasu zakończenia ostatniego z nich.

Po upływie dopuszczalnego czasu nagrania zawierające dane osobowe trzeba zniszczyć, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Ukryta kamera też może pomóc w sądzie

Nie zawsze brak wiedzy pracownika o kamerze przekreśla wartość dowodu. Nagranie z monitoringu wprowadzonego bez poinformowania załogi może być wykorzystane przy zwolnieniu dyscyplinarnym i w postępowaniu sądowym, najczęściej przed sądem pracy.

W wyroku z 15 października 2024 r., sygn. akt II PSK 110/23, Sąd Najwyższy rozpatrywał sprawę kamer zainstalowanych na zewnątrz zaplecza budynku przy zbiorniku paliwa. Pracodawca chciał w ten sposób ustalić sprawców kradzieży paliwa. Pracownicy nie zostali o kamerach poinformowani, a nagrania pomogły zidentyfikować winnych i zwolnić ich dyscyplinarnie.

SN przypomniał, że nie ma przepisu, który wprost zakazywałby użycia potajemnie uzyskanych nagrań jako dowodu. Zaznaczył jednak, że trzeba ocenić, czy ich treść i sposób zdobycia nie naruszają prawa do prywatności, chronionego w art. 47 Konstytucji RP.

Maile służbowe i komputer pod kontrolą

Pracodawca może też sprawdzać służbową pocztę elektroniczną oraz aktywność na komputerze służbowym, jeśli jest to potrzebne do zapewnienia organizacji pracy, pełnego wykorzystania czasu pracy i właściwego używania narzędzi powierzonych pracownikowi.

Taki nadzór nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Co trzeba zrobić przed uruchomieniem monitoringu

Zasady monitoringu wpisuje się do układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo obwieszczenia — jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu lub nie działa u niego układ zbiorowy. Chodzi zarówno o cel, jak i zakres oraz sposób stosowania monitoringu.

Pracownicy muszą dostać informację o wprowadzeniu monitoringu z wyprzedzeniem, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dodatkowo teren i pomieszczenia objęte nadzorem trzeba oznaczyć w widoczny i czytelny sposób, za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, najpóźniej dzień przed startem systemu.

Nowa osoba zatrudniana w firmie powinna przed dopuszczeniem do pracy otrzymać — papierowo albo elektronicznie — informację o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu.

GPS w firmowym aucie i konsekwencje dla pracodawcy

Lokalizator GPS w samochodzie służbowym jest dopuszczalny, ale pracownik musi zostać o nim poinformowany na takich samych zasadach jak o innych formach nadzoru. Zgoda pracownika nie jest wymagana.

Jeżeli auto może być używane prywatnie po godzinach pracy, lokalizator powinien być wyłączany poza czasem pracy, by nie narazić firmy na zarzut naruszenia zasad monitoringu.

Gdy monitoring zostanie wprowadzony niezgodnie z przepisami, pracodawcy mogą grozić sankcje od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych za naruszenie RODO. W grę wchodzi też spór cywilny, jeśli pracownik uzna, że naruszono jego dobra osobiste.

Czego szefowi robić nie wolno

Kodeks pracy nie daje zgody na nagrywanie rozmów między pracownikami. Taki krok może zostać oceniony nawet jako przestępstwo z art. 267 kodeksu karnego, czyli bezprawne pozyskanie informacji. Pracownik może też domagać się ochrony swoich dóbr osobistych na drodze cywilnej.