Rynek pracy staje się coraz bardziej globalny. Co powinni wiedzieć pracodawcy?

Liczba obcokrajowców, którzy legalnie pracują w Polsce, systematycznie wzrasta. Z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynika, że pod koniec 2025 roku w systemie zabezpieczeń społecznych zarejestrowano niemal 1,29 miliona cudzoziemców. To oznacza wzrost o około 8% w porównaniu z rokiem poprzednim. Największą grupę stanowili obywatele Ukrainy, których liczba wynosiła około 857 tysięcy. Na kolejnych miejscach znaleźli się obywatele Białorusi – blisko 138,7 tysięcy, Indii – ponad 25 tysięcy, Gruzji – około 26 tysięcy i Kolumbii – niemal 19,5 tysiąca. Zauważalny jest szczególny wzrost liczby pracowników z Kolumbii, których w 2023 roku było tylko około 5 tysięcy.

Wzrost liczby obcokrajowców na polskim rynku pracy sprawia, że znajomość przepisów dotyczących ich zatrudnienia staje się kluczowa dla pracodawców. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązują nowe zasady dotyczące zatrudniania cudzoziemców oraz ich pobytu. – Reforma wprowadza m.in. pełną elektroniczną obsługę procedur, eliminację testu rynku pracy, nowe przesłanki do odmowy legalizacji pracy, wprowadzenie przyspieszonego rozpatrywania wniosków w pewnych przypadkach, a także szczegółowe regulacje dotyczące delegowania obcokrajowców do Polski – przypominają specjaliści z InterviewMe.

Jedną z kluczowych zmian jest zniesienie wymogu uzyskania przez pracodawcę informacji od starosty o braku kandydatów z Polski na dane stanowisko. Wprowadzone przepisy przewidują jednak możliwości ustanowienia lokalnych ograniczeń dotyczących zatrudniania cudzoziemców w wybranych zawodach. Takie listy mogą być sporządzane przez starostę, a decyzję finalną podejmować będzie Rada Ministrów. Wnioski o zezwolenie na pracę mogą być rozpatrywane priorytetowo w określonych okolicznościach, na przykład w przypadku przedsiębiorstw o strategicznym znaczeniu, kontynuacji zatrudnienia tego samego pracownika lub w zawodach deficytowych, takich jak kierowcy autobusów i ciężarówek, pielęgniarki, spawacze czy samodzielni księgowi. – Z priorytetem rozpatrywane będą również sprawy wizowe oraz wnioski o tymczasowy pobyt i pracę. To istotne ułatwienie dla pracodawców, którzy potrzebują zagranicznych specjalistów natychmiast – dodają eksperci InterviewMe.

Nowe prawo wprowadza także dodatkowe sytuacje, w których urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę lub zarejestrowania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Może do tego dojść m.in. w przypadku, gdy obcokrajowiec wcześniej nie podjął pracy po przyjeździe do Polski, gdy pracodawca uniemożliwiał kontrolę legalności zatrudnienia, firma miała zaległości podatkowe, planowany wymiar pracy nie osiąga jednej czwartej etatu, lub gdy rozpoczęcie pracy miałoby nastąpić po upływie dopuszczalnego terminu od wydania zezwolenia.

Również ważne jest, aby przed podpisaniem umowy sprawdzić dokumenty pobytowe cudzoziemca. Nie każda wiza pozwala na pracę w Polsce. Mogą wystąpić trudności w przypadku wiz wydanych w innych krajach strefy Schengen lub wiz polskich udzielonych w celach turystycznych, kulturalnych czy edukacyjnych. W takich sytuacjach może być konieczne uzyskanie dodatkowego zezwolenia.

Przepisy wprowadziły również nowe obowiązki administracyjne dla pracodawców. Muszą oni dostarczyć do urzędu kopię umowy z cudzoziemcem przed rozpoczęciem pracy, korzystając z platformy praca.gov.pl. Ważne jest również informowanie urzędów o rozpoczęciu, niepodjęciu lub zakończeniu zatrudnienia przez pracownika z zagranicy. Niedopełnienie tych zobowiązań może grozić karą grzywny do 5 tysięcy złotych.

Nowe zasady dotyczą również agencji pracy tymczasowej i pośrednictwa. Aby mogły one pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców, muszą mieć przynajmniej dwuletnie doświadczenie oraz złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia, uiszczając przy tym opłatę w wysokości 1 tysiąca złotych.

W zakresie zmian znalazły się także zasady przyznawania tzw. Niebieskiej Karty UE, która jest przeznaczona dla wysoko wykwalifikowanych profesjonalistów. Minimalny czas umowy wymagany do jej przyznania został skrócony z 12 do 6 miesięcy, a kwalifikacje pracownika mogą być potwierdzone nie tylko wykształceniem, ale także udokumentowanym doświadczeniem zawodowym. Posiadacze Niebieskiej Karty mają prawo do prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce na równych zasadach z obywatelami kraju oraz korzystają z większej mobilności zawodowej w krajach Unii Europejskiej.

Niemniej jednak nie wszyscy cudzoziemcy potrzebują zezwolenia na pracę. Obywatele państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii są z tego obowiązku zwolnieni, a po trzech miesiącach pobytu w Polsce muszą jedynie zarejestrować swoją obecność. Do marca 2027 roku szczególne rozwiązania dotyczą również obywateli Ukrainy, którzy mają możliwość legalnej pracy, pod warunkiem że ich pracodawca zgłosi ich zatrudnienie w urzędzie pracy. Zezwolenia nie są wymagane także od absolwentów polskich szkół wyższych, którzy mają odpowiedni status pobytowy, oraz niektórych obywateli Białorusi, Armenii i Mołdawii w przypadku, gdy pracodawca złożył oświadczenie o powierzeniu pracy.

Nowe przepisy wprowadzają także surowsze sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Pracodawcy, którzy zatrudnią osoby bez wymaganych dokumentów, narażają się na grzywnę od 3 do nawet 50 tysięcy złotych, a wysokość kary zależy od liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników. Również cudzoziemiec pracujący bez wymaganych zezwoleń może ponieść odpowiedzialność finansową, której minimalna wysokość wynosi 1 tysiąc złotych.

W obliczu wprowadzonych regulacji wiele publicznych instytucji oraz organizacji oferuje szkolenia dla pracodawców i działów kadr, dotyczące aktualnych zasad zatrudniania cudzoziemców. W ramach takich spotkań omawiane są m.in. zasady składania wniosków w systemach elektronicznych, wymagane dokumenty oraz ryzyka związane z nieprawidłowym zatrudnieniem pracowników z zagranicy. Szkolenia dostępne są zarówno w formie stacjonarnej, jak i online.

fot. freepik,com
oprac. /kp/