ZUS wprowadził nową usługę, która umożliwia pracodawcom zdalne sprawdzanie prawdziwości zaświadczeń o ubezpieczeniach, wykorzystywanych do ustalania historii zatrudnienia.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych prezentuje pracodawcom innowacyjne narzędzie, które pozwala na zdalne potwierdzanie autentyczności zaświadczeń wystawianych na podstawie wniosków o dokumenty potwierdzające ubezpieczenie w celu zaliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Ich ważność można łatwo sprawdzić za pomocą dedykowanej usługi dostępnej na stronie internetowej ZUS.
Nowe regulacje są wynikiem zmian w przepisach dotyczących ustalania stażu pracy. Od 1 stycznia osoby zatrudnione w instytucjach finansowych sektora publicznego mogą ubiegać się o doliczenie różnych okresów zawodowych do swojego stażu, nie tylko tych związanych z umowami o pracę. Natomiast dla innych pracodawców nowe przepisy wejdą w życie 1 maja tego roku.
Opracowane narzędzie umożliwia potwierdzenie oryginalności elektronicznych zaświadczeń wydanych przez ZUS. Aby skorzystać z usługi, należy udać się na stronę internetową ZUS, wybrać sekcję „Wyszukiwarki i usługi”, a następnie skorzystać z opcji potwierdzania prawdziwości zaświadczeń dotyczących ubezpieczeń lub składek, które stanowią odpowiedzi ZUS na wnioski USP i są dostępne w portalu eZUS.
Proces weryfikacji polega na przesłaniu pliku z zaświadczeniem do systemu. Pracownik pobiera dokument w formacie PDF z własnego konta w eZUS (np. „usp zas a” lub „usp zas r”) i przekazuje go pracodawcy w formie elektronicznej, na przykład przez e-mail lub za pośrednictwem nośnika danych. Następnie pracodawca zapisuje dokument na swoim komputerze i ładuje go na stronie ZUS w sekcji „Weryfikacja zaświadczenia”. System automatycznie dokonuje analizy dokumentu i wyświetla informację o tym, czy zaświadczenie zostało potwierdzone jako zgodne z danymi w bazie ZUS.
Jeżeli system wskazuje na udaną weryfikację, oznacza to, że w bazie ZUS znajduje się dokument identyczny z przesłanym plikiem. W przypadku komunikatu o niezgodności, może to sugerować na przykład zmianę treści zaświadczenia. W takiej sytuacji osobie, której dokument dotyczy, zaleca się kontakt z ZUS w celu wyjaśnienia sprawy, co można zrobić osobiście w placówce lub korzystając z usług e-wizyty.
Usługa ta dotyczy wyłącznie zaświadczeń wystawianych na podstawie formularza USP i nie odnosi się do dokumentów wystawianych z innych wniosków, takich jak US-7.
W pierwszym kwartale 2026 roku do ZUS wpłynęło 587 tysięcy wniosków o wydanie zaświadczeń o ubezpieczeniu niezbędnych do zaliczenia okresów do stażu pracy. Z uwagi na to, że ZUS ma siedem dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces ten został znacznie zautomatyzowany. W tym czasie wydano już blisko milion zaświadczeń.
fot.
oprac. /kp/
