Przedsiębiorcy mają już niewiele czasu, by dopiąć formalności związane z elektroniczną korespondencją urzędową. Kluczowe jest nie tylko złożenie dokumentów, ale także aktywacja skrzynki, bez której adres nie trafi do Bazy Adresów Elektronicznych.
Od 1 października obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń obejmie wszystkich przedsiębiorców — zarówno prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki. To ważne, bo samo rozpoczęcie procedury nie zamyka tematu: dopiero uruchomienie skrzynki sprawia, że adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.
W praktyce e-Doręczenia działają jak elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Pisma przesłane w ten sposób mają taki sam skutek prawny jak przesyłki tradycyjne. Z tego powodu brak logowania do skrzynki nie oznacza, że korespondencję można zignorować. Jeśli wiadomość wysłał urząd i adresat jej nie odbierze, po 14 dniach od wpłynięcia uznaje się ją za doręczoną.
Jak wygląda procedura dla jednoosobowej działalności
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może bezpłatnie założyć adres do doręczeń elektronicznych przez oficjalny portal Biznes.gov.pl albo serwis e-Doręczenia. Przy wniosku trzeba potwierdzić tożsamość, na przykład profilem zaufanym lub e-dowodem. Po wysłaniu formularza przychodzi wiadomość e-mail, a następnie należy aktywować skrzynkę. Dopiero wtedy obowiązek zostaje spełniony.
Wniosek musi podpisać elektronicznie właściciel firmy, ale może to zrobić także pełnomocnik albo prokurent, o ile ma odpowiednie umocowanie. Do dyspozycji są podpis osobisty, zaufany oraz kwalifikowany.
Spółka z o.o. i załączniki do wniosku
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń składa się za pośrednictwem serwisu www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709. Trzeba pamiętać, że jeśli do dokumentów dołączane jest pełnomocnictwo lub prokura, konieczne jest również potwierdzenie opłaty skarbowej.
Wpłatę wykonuje się na rachunek właściwego urzędu miasta lub gminy, zgodnie z siedzibą albo miejscem zamieszkania przedsiębiorcy udzielającego pełnomocnictwa. Łączny rozmiar wszystkich plików nie może przekroczyć 3,7 MB. Po podpisaniu i sprawdzeniu danych pozostaje jeszcze użycie przycisku „Wyślij”.
Najważniejsze jest jednak to, by nie poprzestać na samym wniosku. Bez aktywacji skrzynki adres nie zostanie prawidłowo wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych, a więc obowiązek nie będzie dopełniony.
fot. Magnific
