Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców coraz bliżej

5 marca zmienią się zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Projekt ustawy wygaszający niektóre przepisy ochronne dla obywateli Ukrainy czeka obecnie na podpis prezydenta, a pracodawcy mają jeszcze miesiąc na wdrożenie nowych procedur legalizacyjnych.

Skala wyzwań jest znacząca, biorąc pod uwagę dane demograficzne i statystyki rynku pracy. Szacuje się, że ochroną czasową objętych jest obecnie od 988 do 993 tys. obywateli Ukrainy, z czego ok. 670 tys. to osoby aktywne zawodowo. Dodatkowo w Polsce przebywa legalnie ponad pół miliona Ukraińców na innych podstawach pobytowych, a 92 tys. posiada pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. System administracyjny zmaga się przy tym z dużą liczbą nierozstrzygniętych spraw pobytowych, których w 2025 r. odnotowano blisko 226 tys. przy ponad 455 tys. złożonych i przy średnim czasie oczekiwania na decyzję wynoszącym ok. 300 dni.

Nowelizacja przepisów kładzie szczególny nacisk na zgodność rzeczywistych warunków pracy z posiadaną dokumentacją, a każda rozbieżność może zostać zakwalifikowana jako nielegalne powierzenie pracy. – Nielegalne powierzenie pracy to jedna z najgroźniejszych pułapek w polskim prawie pracy – i zwykle wcale nie oznacza złej woli przełożonych. Zazwyczaj jest wynikiem pośpiechu, nieprecyzyjnej interpretacji przepisów lub braku odpowiedniego planowania. Problem pojawia się, gdy cudzoziemiec wykonuje obowiązki niezgodne z dokumentami, zaczyna pracę zanim otrzyma wymagane zezwolenie albo kontynuuje ją po jego wygaśnięciu. Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się też każdą sytuację, gdy nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia obcokrajowca niż wskazane w dokumencie np. stanowiska, rodzaju umowy czy wysokości wynagrodzenia – tłumaczy Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres.

Konsekwencje finansowe takich uchybień są dotkliwe i mogą wynosić od 3 tys. do nawet 50 tys. zł za każdego cudzoziemca, którego dotyczy naruszenie. Co więcej, dwukrotne ukaranie firmy w ciągu dwóch lat skutkuje utratą prawa do zatrudniania nowych obcokrajowców i uniemożliwia przedłużenie dokumentów pobytowych osobom już zatrudnionym, co bezpośrednio zagraża ciągłości operacyjnej przedsiębiorstw.

Istotnym elementem reformy jest wprowadzenie trzyletniego okresu przejściowego dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce na podstawach innych niż ochrona czasowa. Od marca 2026 r. będą oni stopniowo przechodzić na system oświadczeń o powierzeniu pracy. Jednocześnie uchylony zostanie art. 42a, który do tej pory umożliwiał wydanie zezwolenia na pobyt czasowy nawet w sytuacji niespełnienia wszystkich przesłanek ustawowych. Zmiana ta wymusi na pracodawcach jeszcze większą skrupulatność w gromadzeniu dokumentacji, zwłaszcza w odniesieniu do zaległych wniosków z 2025 r. Dodatkowym rygorem objęte są delegacje zagraniczne dla osób z statusem PESEL UKR, których pobyt poza Polską przekraczający 30 dni skutkuje utratą legalności przebywania w kraju.

W kontekście nadchodzących zmian Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt rozporządzenia zawierający listę 329 zawodów deficytowych. Nowe przepisy zakładają priorytetowe rozpatrywanie wniosków wizowych i pobytowych dla osób wykonujących te profesje, co ma stanowić wsparcie dla branż borykających się z brakami kadrowymi. Mimo tych ułatwień Julia Nowicka podkreśla, że kluczem do stabilności pozostaje bieżący audyt legalności zatrudnienia i strategiczne planowanie procesów HR. – W najbliższych miesiącach legalizacja zatrudnienia przestanie być wyłącznie kwestią formalną, a stanie się elementem realnego zarządzania ryzykiem w firmach. Pracodawcy, którzy już dziś uporządkują procesy i potraktują prawo jako część strategii HR, zyskają przewagę konkurencyjną. Kluczowe jest planowanie zatrudnienia cudzoziemców z wyprzedzeniem, bieżąca weryfikacja zgodności warunków pracy z dokumentami oraz kontrola terminów ważności oświadczeń i zezwoleń. Audyt legalności zatrudnienia pozwala nie tylko uniknąć kar finansowych i blokady zatrudniania cudzoziemców, ale też zachować stabilność operacyjną. Jeśli pojawia się myśl: „a może u nas też coś jest nie tak?”, to najlepszy moment, by to sprawdzić – zanim zrobi to kontrola z PIP lub straży granicznej – podsumowuje ekspertka.

fot. freepik.com
oprac. /kp/