Niezrealizowanie działań przez pracodawcę w odpowiednim czasie może prowadzić do komplikacji dla cudzoziemców oraz nakładania kar finansowych na firmy, a także zwiększać prawdopodobieństwo kontroli.
Od 27 kwietnia zaczęły obowiązywać nowe przepisy, które wprowadzają pełną cyfryzację procesów związanych z legalizacją pobytu obcokrajowców. Z kolei od 4 maja ruszy nabór na wnioski o kartę CUKR dla osób objętych tymczasową ochroną. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie i szybsze załatwianie spraw administracyjnych, chociaż ich implementacja odbywa się w czasie, kiedy urzędnicy są mocno obciążeni rosnącą liczbą wniosków. Pierwsze obseracje dotyczące funkcjonowania nowego systemu pokazują, że potrzebuje on dalszych udoskonaleń.
Aktualnie jedynym sposobem na złożenie wniosku o pobyt jest system MOS 2.0. Wnioskodawca musi zarejestrować konto, dbać o profil zaufany oraz elektronicznie podpisać formularze. Gdy przyczyną ubiegania się o pobyt jest zatrudnienie lub nauka, do procedury angażowany jest również pracodawca lub instytucja edukacyjna, która musi uzupełnić dane oraz podpisać wymagane dokumenty w zgodności z zasadami reprezentacji. To oznacza, że pomyślne złożenie wniosku zależy od współpracy tych dwóch stron oraz przestrzegania ustalonych terminów.
Julia Nowicka, specjalistka ds. legalizacji zatrudnienia obcokrajowców z Grupy Progres, zauważa, że obecna struktura systemu nie umożliwia wnioskodawcom pełnej samodzielności. - Dzisiaj cudzoziemiec nie może złożyć wniosku bez pomocy, a system nie toleruje błędów formalnych. Już na etapie wypełniania wniosku wymagane jest podanie adresu e-mail organizacji, która dostaje specjalny link i ma za zadanie uzupełnić informacje dotyczące warunków pobytu oraz pracy. W związku z tym konieczna jest reakcja tej instytucji, która musi działać w określonym czasie oraz zgodnie z zasadami reprezentacji. Podpis musi zostać złożony przez osobę upoważnioną – często członka zarządu – co dodatkowo komplikuje i wydłuża proces po stronie firm. Dopiero po tej procedurze wniosek jest uznawany za złożony. Jeśli coś nie pójdzie zgodnie z planem – wniosek nie zostaje zarejestrowany i nie przechodzi przez system – tłumaczy.
Mimo że przepisy umożliwiają złożenie wniosku nawet w ostatnim dniu legalnego pobytu, praktyka pokazuje, że nowe procedury wymagają znacznie wcześniejszego działania. Julia Nowicka podkreśla, że bezpieczniej jest rozpocząć działania minimum na jednym do trzech miesięcy przed terminem. Niedotrzymanie terminu złożenia wniosku skutkuje utratą legalnego statusu pobytu, co przynosi konsekwencje zarówno dla cudzoziemca, jak i pracodawcy. Konssekwencje te obejmują utratę prawa do pracy, a także możliwość nałożenia kar finansowych wahających się od 3 do 50 tysięcy złotych oraz ryzyko kontroli. - Obawiam się, że część cudzoziemców, mimo że nie chce, może znaleźć się w szarej strefie, a ich pobyt zostanie uznany za nielegalny – nie z uwagi na złamanie przepisów, lecz z powodu niewiedzy i przeszkód w przejściu przez procedurę – ocenia ekspertka.
Wprowadzenie nowych zasad ma miejsce w momencie, gdy administracja publiczna już zmaga się z dużą liczbą spraw do rozpatrzenia. Z danych Najwyższej Izby Kontroli wynika, że istnieją wielomiesięczne opóźnienia w wydawaniu decyzji oraz znaczna liczba niezałatwionych wniosków. W niektórych urzędach liczba procederów to dziesiątki tysięcy, a statystycznie jeden pracownik ma na głowie kilkaset spraw. W województwie dolnośląskim zaległości sięgają 60,6 tys. spraw, a czas oczekiwania na decyzję w najgorszych przypadkach wynosi nawet do trzech lat. Dodatkowo pojawiają się koszty związane z wydłużonymi procedurami.
Skala wyzwań staje się coraz większa wraz z narastającą liczbą obcokrajowców w Polsce. - Niestety wiele osób z zagranicy nie ma pojęcia, czym jest profil zaufany ani jak korzystać z elektronicznego podpisu. Dodatkowo brakuje urzędników, którzy mogliby pomóc, a barierą pozostaje także niewiedza języka polskiego. W efekcie, wiele osób nie potrafi samodzielnie przebrnąć przez proces elektronicznej procedury i często nie otrzymują odpowiedniego wsparcia w jej obsłudze – zwraca uwagę Julia Nowicka.
Dodatkowym trudnym dla systemu momentem będzie start przyjmowania wniosków o karty CUKR dla osób z czasową ochroną. Liczba potencjalnych wnioskodawców sięga setek tysięcy, co może jeszcze bardziej wydłużyć czas rozpatrywania spraw. Choć przepisy przewidują 180 dni na decyzję, dotychczasowe doświadczenia sugerują, że może być to trudne do zrealizowania. - Mamy przed sobą ogromną liczbę wniosków – nawet około 800 tys. i więcej w krótkim czasie. To nie jest typowe obciążenie administracyjne, ale sytuacja, która realnie wpłynie na sprawność całego systemu. Urzędnicy będą musieli równocześnie zajmować się nowymi sprawami oraz nadrabiać zaległości, co w praktyce prowadzi do ryzyka dalszego wydłużenia terminów – podkreśla ekspertka.
Jednocześnie niektórzy cudzoziemcy mogą nie spełniać wymogów do otrzymania nowych dokumentów, co uniemożliwi im skorzystanie z tej drogi legalizacji pobytu. Połączenie tego z rosnącą liczbą wniosków oraz spowolnieniem procedur może skutkować większym ryzykiem wykluczenia niektórych osób z systemu. Dodatkowo, wraz ze wzrostem złożoności procedur, rośnie zagrożenie nieformalnymi usługami pośrednictwa w składaniu wniosków.
Pierwsze dni działania systemu MOS 2.0 pokazują, że mimo dążeń w kierunku cyfryzacji administracji publicznej, wprowadzenie miało miejsce w warunkach ograniczonego przygotowania zarówno użytkowników, jak i samego narzędzia. Grupa Progres zauważa, że pojawiają się zapytania o możliwość składania wniosków w formie papierowej, a także problemy techniczne i formalne, takie jak niespójność formularzy z obowiązującymi regulacjami. Dodatkowe trudności dotyczą obsługi systemu przez pracodawców, gdzie brak możliwości zapisu czy edycji formularzy zmusza ich do pracy w czasie rzeczywistym. Eksperci oceniają, że w początkowej fazie działalności nowy system może wprowadzać dodatkowe przeszkody i zwiększać ryzyko pomyłek, zanim zacznie spełniać swoją rolę w uproszczeniu procedur.
fot.
oprac. /kp/
