Specustawa o COVID-19 spowodowała ograniczenia w zakresie uznania za doręczone pism nieodebranych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
W czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii i 14 dni po ich zniesieniu nieodebranie przez pracownika wysłanego pocztą pisma, które rozwiązuje umowę o pracę nie może zostać uznane za doręczenie. W takiej sytuacji umowa o pracę nadal obowiązuje i wiąże obie strony. Nieodebrane pismo wysłane przez pracodawcę wywoła skutek najszybciej po upływie 14 dni od odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego
Rozwiązanie umowy o pracę następuje poprzez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia. Powinno być złożone w formie pisemnej i opatrzone własnoręcznym podpisem.
Oświadczenie jest uznane za skutecznie złożone, gdy doszło do drugiej strony w sposób który umożliwia zapoznanie się z jego treścią. Nie jest to równoznaczne z dostarczeniem go do rąk własnych pracownika. Możliwe jest również doręczenie go w inny sposób, np. za pomocą poczty lub kuriera. W takim wypadku wywołuje on odpowiednie skutki czyli rozwiązanie umowy o pracę lub rozpoczęcie okresu wypowiedzenia.
Rozwiązanie umowy pocztą
W trakcie trwającej obecnie epidemii nie zawsze istnieje możliwość osobistego wręczenia wypowiedzenia pracownikowi. W takiej sytuacji pracodawcy najchętniej stosują wysłanie na adres pracownika, który jest wskazany w jego aktach osobowych, pisma podpisanego przez uprawnioną przez pracodawcę osobę. Pismo takie wysyłane jest pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO).
Oświadczenie takie wywołuje odpowiednie do treści skutki w dniu odebrania, jeżeli faktycznie przesyłka została odebrana przez pracownika lub zamieszkującego z nim dorosłego.
Wysłane oświadczenie uznaje się również za skutecznie złożone gdy pracownik w wyraźmy sposób odmówi przyjęcia przesyłki listowej przez złożenie listonoszowi oświadczenia o odmowie przyjęcia i odnotowaniu tego na tzw. zwrotce. Wtedy również pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy, więc dzień odmowy pisma stanowi datę złożenia oświadczenia woli pracodawcy i zaczynają biec odpowiednie terminy.
Epidemia koronawirusa ograniczyła możliwość uznawania przesyłek za skutecznie doręczone. Wynika to z art. 98 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Wprowadzone 18 kwietnia 2020 roku zmiany przepisów powodują że nieodebranych pism podlegających doręczeniu przez pocztę za potwierdzeniem odbioru, których termin odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii nie można uznać za prawidłowo dostarczone. Ten fakt obowiązuje w czasie stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii i przed upływem 14 dni od zniesienia tych stanów.
Wobec tego ograniczeniu uległa utrwalona w prawie pracy zasada, że mimo dwukrotnego awizowania pisma, nieodebranie przez pracownika przesyłki nadal oznacza jego skuteczne doręczenie. Gdyż awizowanie przesyłki powoduje domniemanie możliwości zapoznania się odbiorcy z treścią pisma zawartego w przesyłce najpóźniej 7 dnia od drugiego awizowania.
Zasada skutecznego doręczenia w przypadku dwukrotnego awizowania w trakcie epidemii została zachowana tylko w przypadku doręczeń m.in. w ramach postępowań sądów, trybunałów, urzędów podatkowych oraz administracyjnych.
W praktyce dla pracodawcy oznacza to że w okresie stanu epidemii i 14 dni po nim całkowicie została wyłączona fikcja doręczenia podwójnie awizowanej nieodebranej przesyłki. Zostaje ona uznana za dostarczoną tylko wtedy, gdy adresat faktycznie ją odbierze.
Zawarte w nieuznanej za doręczoną przesyłce oświadczenie o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy nie wywiera więc oczekiwanego przez pracodawcę skutku tj. rozwiązania umowy lub rozpoczęcia wypowiedzenia. Następuje to najwcześniej dopiero po 14 dniach od odwołania epidemii.
Elektroniczne oświadczenie woli
Pracodawca nadal może skorzystać z innych form doręczenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę. W przypadku nieodebrania pisma przez pracownika można podjąć ponowną próbę doręczenia dokumentu za pośrednictwem firmy kurierskiej czy delegacji dwóch wyznaczonych pracowników, którzy udadzą się do miejsca zamieszkania pracownika i przekażą oświadczenie do jego rąk własnych.
Inną skuteczną formą, którą można zastosować do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę, jest forma elektroniczna. Jest ona równoznaczna z oświadczeniem w formie pisemnej. Jednakże niezbędne jest opatrzenie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykła wiadomość e-mail czy SMS skierowany do pracownika nie spełniają więc tego wymogu
Oświadczenie woli w postaci elektronicznej jest złożone pracownikowi z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby mógł on zapoznać się z jego treścią. Dodatkowym warunkiem prawidłowego doręczenia jest więc posiadanie przez pracownika i korzystanie w komunikacji z pracodawcą służbowego adresu e-mail lub wskazanie adresu e-mail przez pracownika w celu korespondencji.
fot. freepik.com
/źródło: inforfk, oprac. d/
