Przeprowadzanie wspólnych zakupów przekłada się na zredukowanie kosztów ubezpieczenia o 10–30% oraz na połączenie wielu indywidualnych polis w jedną, bardziej kompleksową umowę.
Wspólne zakupy ubezpieczeń mienia i OC stają się popularnym rozwiązaniem w administracji lokalnej, która dąży do bardziej efektywnego zarządzania publicznymi funduszami. Jak podkreślają przedstawiciele województwa śląskiego oraz mazowieckiego, współpraca pomiędzy różnymi organami samorządowymi nie tylko zmniejsza wydatki, ale także poprawia system ochrony ubezpieczeniowej i podnosi bezpieczeństwo instytucji publicznych.
Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, kluczowym czynnikiem jest efekt skali, który można uzyskać dzięki zjednoczeniu potrzeb różnych podmiotów, takich jak urzędy, szkoły, ośrodki kultury czy placówki ochrony zdrowia. – Rzeczywiste doświadczenia z dotychczasowych przetargów pokazują, że wspólne zakupy mogą generować oszczędności wynoszące od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent w porównaniu do wydatków poszczególnych jednostek działających w sposób niezależny. Najczęściej skutkuje to obniżeniem składek ubezpieczeniowych o 10–30%, przekształceniem kilku oddzielnych polis w jedną bardziej rozbudowaną umowę i poszerzeniem zakresu ochrony bez proporcjonalnego wzrostu cen. Dla większych organizacji oznacza to oszczędności sięgające setek tysięcy złotych rocznie, a dla mniejszych jednostek – realne odciążenie budżetów przy jednoczesnym zwiększeniu ochrony ubezpieczeniowej, jak wskazują władze śląskiego województwa.
Wspólne zakupy sprzyjają również ujednoliceniu standardów ubezpieczeniowych. Dotyczy to zarówno ochrony mienia, która obejmuje budynki, infrastrukturę oraz wyposażenie, jak i ubezpieczeń OC, które chronią jednostki samorządu przed roszczeniami osób trzecich. Jak zauważa urząd, jednolite warunki umów zwiększają przejrzystość systemu, ułatwiają zarządzanie ryzykiem i pozwalają na dokładne określenie procedur zgłaszania szkód oraz odpowiedzialności ubezpieczycieli.
Koordynacja wspólnych zakupów wymaga odpowiedniego przygotowania oraz wsparcia organizacyjnego. Województwo śląskie zapewnia pomoc uczestniczącym jednostkom na każdym etapie, począwszy od analizy potrzeb, przez identyfikację ryzyk, aż po stworzenie dokumentacji przetargowej i wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. W wielu przypadkach samorządy korzystają także z pomocy brokerów ubezpieczeniowych, którzy pomagają w negocjacjach z towarzystwami ubezpieczeniowymi oraz w dostosowywaniu zakresu ochrony do specyfiki funkcjonowania poszczególnych instytucji.
Przedstawiciele samorządów podkreślają, że korzyści płynące ze wspólnych zakupów nie ograniczają się jedynie do finansów. Taki model sprzyja wymianie doświadczeń pomiędzy jednostkami, zwiększa świadomość zarządzania ryzykiem i pozwala skuteczniej reagować na dynamicznie zmieniające się wyzwania związane z administracją publiczną. Ich zdaniem stanowi to przykład nowoczesnego i odpowiedzialnego podejścia do zarządzania majątkiem publicznym.
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego wskazuje, że efektywnym przykładem wdrażania tego modelu jest województwo mazowieckie, które od wielu lat funkcjonuje z ustabilizowaną grupą zakupową, obejmującą dziesiątki instytucji. W jej skład wchodzą m.in. placówki kulturowe, edukacyjne, instytucje zatrudnienia i podmioty zarządzające infrastrukturą regionalną. Urząd marszałkowski pełni funkcję centralnego zamawiającego i odpowiada za przygotowanie oraz prowadzenie wszelkich postępowań przetargowych, w tym dotyczących ubezpieczeń. – Szczególnie istotnym przypadkiem jest konsolidacja ubezpieczeń mienia, OC oraz ubezpieczeń komunikacyjnych dla ponad 40 jednostek samorządu w województwie mazowieckim. Dzięki wspólnemu przetargowi udało się osiągnąć znaczną redukcję kosztów – całkowita składka została obniżona o ponad 30%, co przekłada się na oszczędności rzędu około 280 tys. zł rocznie w porównaniu z wcześniejszymi, indywidualnymi polisami jednostek – podkreślają przedstawiciele samorządu.
Te doświadczenia pokazują również, że wspólne zakupy ułatwiają bardziej efektywne zarządzanie ryzykiem. Zharmonizowany program ubezpieczeniowy pozwala lepiej identyfikować zagrożenia, odpowiednio ustalać sumy ubezpieczenia oraz wprowadzać spójne klauzule i limity odpowiedzialności dla wszystkich jednostek. W ocenie przedstawicieli samorządu województwa efekt skali oraz profesjonalizacja procesu zakupowego przyczyniają się do długoterminowych oszczędności oraz stabilności finansowej instytucji publicznych.
– Wspólne zakupy usług ubezpieczeniowych w obszarze mienia oraz OC potwierdzają, że współdziałanie między jednostkami województwa śląskiego jest opłacalne. Dzięki skoordynowanym działaniom osiągamy realne oszczędności, a równocześnie zapewniamy naszym jednostkom wysoki i równy poziom ochrony ubezpieczeniowej. To przykład odpowiedzialnego zarządzania finansami publicznymi oraz dobrych praktyk, które chcemy rozwijać także w przyszłych latach – podsumowuje Barbara Pepke, pełniąca obowiązki zastępcy dyrektora w Departamencie Organizacji Urzędu w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.
fot. arch. red.
oprac. /kp/
