ZUS i PIP intensyfikują nadzór nad zwolnieniami lekarskimi i przedsiębiorstwami

Wchodzi w życie nowy sposób egzekwowania przepisów w obszarze rynku pracy, który przewiduje bardziej regularny i kompleksowy nadzór nad zatrudnionymi oraz pracodawcami. Z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynika, że w roku 2025 przeprowadzono przeszło 452 tys. kontroli wśród osób korzystających z zwolnienia lekarskiego, co skutkowało wstrzymaniem wypłaty świadczeń w 28,1 tys. przypadków. Eksperci przewidują, że intensywność takich działań w roku 2026 może wzrosnąć.

Od 13 kwietnia wprowadzono zmiany w metodzie nadzoru nad zwolnieniami lekarskimi. ZUS zyskał nowe możliwości, obejmujące nie tylko standardowe wizyty kontrolne w miejscu pobytu osoby na L4, ale także zdalny nadzór oparty na analizie danych oraz dokumentacji. Kontrolerzy mają prawo do identyfikacji osób korzystających z zwolnienia, zadawania pytań oraz weryfikacji, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem. W rzeczywistości możliwe jest także identyfikowanie przypadków, gdzie osoby na zwolnieniu wykonują prace zarobkowe, prowadzą działalność gospodarczą, lub podejmują aktywności, które mogą opóźnić ich powrót do zdrowia.

Nowe przepisy precyzują również definicję prac zarobkowych w czasie zwolnienia lekarskiego. Każda aktywność przynosząca dochody, niezależnie od formy zatrudnienia, w tym prace dorywcze bez formalnej umowy, zostanie uznana za pracę zarobkową. Działania, które są sprzeczne z celem zwolnienia i mogą wpłynąć na wydłużenie leczenia lub powrót do pełni sił, mogą skutkować utratą prawa do zasiłku chorobowego na czas trwania całego zwolnienia.

Jak podkreśla Magda Dąbrowska, prezes Grupa Progres, te zmiany oznaczają przejście od sporadycznych kontroli do bardziej ciągłego systemu nadzorowania. – To jest zasadnicza zmiana jakościowa. Dotychczas wielu pracowników traktowało kontrole jako zjawisko sporadyczne. Teraz mamy do czynienia z systemem, który działa nieprzerwanie, również w trybie zdalnym. Nieprawidłowości mogą być wykrywane znacznie szybciej, nawet bez fizycznej obecności kontrolera. Dla przedsiębiorców to sygnał, że ich odpowiedzialność rośnie – w szczególności w przypadku firm zatrudniających powyżej 20 osób, które dysponują prawem do samodzielnego kontrolowania L4. To już nie tylko obowiązek ZUS, ale także element zarządzania firmą – komentuje ekspertka.

Statystyki wskazują, że wdrożony system monitorowania przynosi widoczne efekty finansowe. W 2025 roku wartość wstrzymanych zasiłków chorobowych przekroczyła 45 milionów złotych. Dodatkowo, zmniejszenie podstawy zasiłku chorobowego oraz rehabilitacyjnego po zakończeniu tytułu ubezpieczenia chorobowego do poziomu 100% średniego wynagrodzenia spowodowało zredukowanie wypłat o ponad 254 miliony złotych, co dotknęło 122,1 tys. osób. – Mówimy o namacalnych kwotach i bardzo konkretnych skutkach – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Decyzje o wstrzymaniu zasiłków oraz ograniczeniu ich wysokości przestają być jakąś marginalną sprawą, a zaczynają przybierać formę systemowej kwestii. W roku 2026, z nowymi uprawnieniami i większym wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, liczba takich decyzji może się jeszcze zwiększyć – nie tylko ze względu na większą liczbę kontroli, ale przede wszystkim na ich szybszy charakter, większą dokładność i trudność w obejściu – dodaje Magda Dąbrowska.

Kolejnym krokiem w procesie zmian będzie zwiększenie działań kontrolnych ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Od 8 lipca inspektorzy zyskają możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych, które obejmować będą analizę dokumentów pracowniczych, rejestrów czasu pracy, wynagrodzeń oraz zawieranych umów, bez konieczności osobistej wizyty w firmie. Równocześnie kontrola w terenie pozostanie istotnym elementem nadzoru i będzie realizowana równolegle z analizą danych. – Inspekcja pracy łączy obecnie dwa podejścia – fizyczną obecność w miejscach pracy ze zbieraniem danych. Oznacza to, że przedsiębiorstwa mogą być kontrolowane na wielu płaszczyznach. Kontrola nie kończy się po jednej wizytacji, może mieć charakter ciągły. Żaden sektor nie powinien zakładać, że go to nie dotyczy. Nawet jeśli nie jest wskazany w planie kontrolnym, może być objęty działaniami dotyczącymi np. czasu pracy, wynagrodzenia czy legalności zatrudnienia – podkreśla prezeska Grupy Progres.

Największą intensywność działań zaplanowano dla branży budowlanej, gdzie na rok 2023 przewidziano ponad tysiąc kontroli na budowach. Inspektorzy będą weryfikować m.in. organizację pracy, bezpieczeństwo na wysokości, zapewnienie bezpieczeństwa terenu budowy oraz legalność zatrudnienia na każdym etapie realizacji inwestycji. Równocześnie około 1200 pracodawców z tej branży poddanych zostanie działaniom prewencyjnym, takim jak szkolenia oraz doradztwo w obszarze redukcji wypadków w pracy.

Działania kontrolne będą również obejmować inne sektory gospodarki. W branży rolniczej planuje się około 240 kontroli, z których 80 będzie dotyczyło tzw. warunkowości społecznej związanej z dostępem do funduszy unijnych. Inspektorzy będą oceniać bezpieczeństwo pracy z maszynami, sposób użycia substancji chemicznych, organizację pracy sezonowej oraz spełnianie wymogów sanitarnych i dotyczących szkoleń. W górnictwie kontrole obejmą zarówno zakłady podziemne (19), jak i kopalnie odkrywkowe (120), a ich zakres będzie koncentrował się nie tylko na zachowaniach w zakresie BHP, ale również na czasie pracy, nadgodzinach i prawie do odpoczynku. W sektorze leśnym, gdzie zaplanowano około 200 kontroli, inspektorzy będą zwracać uwagę na działania szczególnie niebezpieczne, takie jak ścinka drzew oraz prace w trudnych warunkach terenowych.

Kontrole obejmą także sektor energetyczny (28), gdzie sprawdzana będzie prawidłowość działań związanych z urządzeniami elektroenergetycznymi oraz stosowanie zasad wynikających z wcześniejszych wypadków w danym obszarze. Z kolei w branży morskiej inspektorzy będą prowadzić działania w portach, stoczniach oraz przy projektach hydrotechnicznych, analizując zarówno warunki pracy, jak i organizację procesów operacyjnych. W sektorze ochrony zdrowia przewidziano 40 kontroli w placówkach medycznych. Inspektorzy będą oceniać między innymi narażenie personelu na czynniki biologiczne, chemiczne i fizyczne, w tym substancje rakotwórcze, a także zbadają przygotowanie pracowników do wykonywanej pracy, aktualności szkoleń oraz informowanie ich o zagrożeniach.

Eksperci z Grupy Progres zaznaczają, że chociaż wykaz sektorów objętych szczególnym nadzorem jest szeroki, to kontrole mogą w praktyce dotyczyć każdej branży. Inspektorzy będą koncentrować się głównie na czasie pracy, wynagrodzeniach, legalności zatrudnienia oraz stosowaniu umów cywilnoprawnych, samozatrudnieniu i zatrudnianiu pracowników z zagranicy. Coraz ważniejszą rolę w nadzorze pełni także analiza warunków pracy w modelach zdalnym i hybrydowym.

Nowy system kontrolny przewiduje również konsekwencje dla obu stron rynku pracy. Pracownicy mogą utracić prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeśli wykonują prace zarobkowe, nieprawidłowo wykorzystują L4 lub utrudniają przeprowadzanie kontroli. Natomiast pracodawcy w przypadku naruszeń przepisów muszą liczyć się z mandatem do 2 tys. złotych, a w przypadku powtórzenia wykroczenia do 5 tys. złotych oraz grzywnami sądowymi sięgającymi 30 tys. złotych. Najcięższe naruszenia mogą prowadzić do wstrzymania działalności firmy lub skierowania sprawy do prokuratury. – Najistotniejsze jest, że odpowiedzialność znalazła się dziś po obu stronach rynku pracy. Pracownik ryzykuje utratą świadczeń, a pracodawca ponosi realne kary finansowe oraz operacyjne. To system, który ma działać zapobiegawczo, ale będzie także bezwzględny wobec nadużyć – podsumowuje Magda Dąbrowska.

fot.
oprac. /kp/