Jak vést záznamy o zaměstnancích?

Pracovněprávní předpisy nepožadují vést veškerou dokumentaci zaměstnance v jedné formě zvolené zaměstnavatelem. Kromě toho může společnost kdykoli změnit způsob údržby a ukládání souborů zaměstnanců.

Ministryně rodiny, práce a sociální politiky Agnieszka Dziemianowicz-Bąk v reakci na parlamentní interpelaci vysvětlila, že zaměstnavatelé mají možnost zvolit si způsob vedení a uchovávání osobních spisů a dokumentace ve věcech souvisejících s pracovněprávním vztahem. Může být papírový i elektronický. – Pracovněprávní předpisy nepožadují vést veškerou dokumentaci zaměstnance – osobní spisy a dokumentaci ve věcech souvisejících s pracovněprávním vztahem – v jedné zaměstnavatelem zvolené formě – elektronické nebo papírové – vysvětlila šéf MRPaSV.

Rozhodnutí zaměstnavatele o volbě formy vedení dokumentace zaměstnance není konečné – může obnovit předchozí formu dokumentace nebo své rozhodnutí změnit, pokud se domnívá, že změna nebyla přínosná.

Předpisy také neomezují počet změn v podobě vedení evidence zaměstnanců. Forma dokumentace může být dle potřeby změněna i několikrát. – Volba elektronické dokumentace neznamená, že účastníci pracovního poměru nemohou písemně uzavřít pracovní smlouvu nebo podat písemné prohlášení o ukončení pracovního poměru. V takovém případě bude možné sepsat smlouvu nebo prohlášení o ukončení nebo ukončení smlouvy bez výpovědi v písemné formě, která by měla být po klasickém podpisu a doručení druhé straně digitalizována, opatřena elektronickým podpis nebo pečeť a poté zahrnuty do dokumentace v elektronické podobě – ​​řekla Agnieszka Dziemianowicz-Tank.

Dle ustanovení zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést a uchovávat dokumentaci ve věcech souvisejících s pracovněprávním vztahem a osobní spisy zaměstnanců v listinné nebo elektronické podobě. Pravidla pro změnu formy vedení a uchovávání dokumentace z listinné na elektronickou a z elektronické na listinnou jsou uvedeny v Čl. 948 § 2 a 3 zákoníku. Dále je povinen uchovávat dokumentaci zaměstnance způsobem zaručujícím její důvěrnost, neporušenost, úplnost a dostupnost, a to v podmínkách nepředstavujících nebezpečí poškození nebo zničení po dobu trvání pracovního poměru, a to po dobu 10 let od skončení pracovního poměru. kalendářního roku, ve kterém byl pracovní poměr ukončen nebo zanikl, pokud zvláštní předpisy nestanoví delší dobu uložení.

fot. freepik.com
/kp/