Surowe kary za błędy w fakturowaniu. Jak im zapobiec?

Od 1 lipca 2024 r. obligatoryjne będzie korzystanie z Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcom pozostało więc niecałe 12 miesięcy na przygotowanie się do korzystania z platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Jak radzą eksperci, już teraz warto zacząć testować system, żeby nie obudzić się z problemem, gdy fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. Za błędy lub omijanie systemu od 1 stycznia 2025 r. będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100% wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7% całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

– Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie testowania KSeF-u jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Jednak już teraz w wielu przypadkach może być na to naprawdę ostatni moment. W średnich i dużych przedsiębiorstwach, w których fakturowaniem zajmuje się często nawet kilkanaście osób, trzeba wszystkie gruntownie przeszkolić i zweryfikować ich umiejętności w trakcie testów. Jednak każda firma, bez względu na wielkość, im szybciej do tego podejdzie, tym bardziej zwiększy swoje szanse na uniknięcie błędów i wszelkich problemów związanych z funkcjonowaniem systemu – wskazuje doradca podatkowy Natalia Stoch-Mika z kancelarii NSM Legal & Tax. Nieścisłości, błędy i luki można zgłaszać na dedykowany adres Ministerstwa Finansów: [email protected]. – Nierozwiązane trudności mogą doprowadzić do negatywnych konsekwencji i problemów w momencie, gdy KSeF będzie już obligatoryjny. I nawet jeśli nie będą jeszcze groziły za to kary, to w dokumentacji firmowej może zapanować chaos, który trzeba będzie opanować, nie powodując zaległości w prowadzeniu interesów – podkreśla ekspertka.

Na ten moment resort stara się przekonać przedsiębiorców do tego, że jednolity standard e-Faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. – Szybsze procesowanie dokumentu może rzeczywiście obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie, na co wskazuje Ministerstwo Finansów. Tylko trzeba nabrać w tym biegłości, żeby czerpać korzyści z tego, co i tak nieuniknione. Podkreślenia wymaga tylko to, że podatnicy chcący przerzucić obowiązek wystawiania faktur na biuro rachunkowe powinni się liczyć ze wzrostem opłat księgowych w związku ze zwiększeniem nakładu ich pracy – wskazuje Natalia Stoch-Mika.

Ze środowiska testowego korzysta coraz więcej podatników. Od 1 stycznia do 30 kwietnia odnotowano ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym – to o prawie 140% więcej niż w analogicznym okresie 2022 r. Natomiast w całym zeszłym roku było przeszło 44,5 mln takich przypadków. – Jak wiadomo, każda zmiana podatkowa budzi w polskich przedsiębiorcach wielkie obawy. Wynika to z faktu, że nowe zasady często są nieprzemyślane i niekompletne. Ponadto znajdują się urzędy, w których dany system się nie przyjął, a nowy – zamiast ułatwiać i przyspieszać analizę danych oraz komunikację – generuje kolejne problemy. Przede wszystkim dochodzi do wydłużenia czasu oczekiwania na rezultaty. Co gorsza, urzędnicy, nie wiedząc, jak skorzystać z posiadanych już informacji, wzywają podatników do ich ponownego przedstawiania. Z praktyki można powiedzieć, że przy kontrolach i czynnościach sprawdzających takie sytuacje zdarzają się wręcz nagminnie – mówi Natalia Stoch-Mika. Jednak jej zdaniem ujednolicenie faktur i systemu KSeF to korzystna zmiana, która powinna zostać wprowadzona już wiele lat temu, jeszcze przed JPK. – Jeśli jednak system ma nie zadziałać i powodować podwójną pracę po stronie podatników, bo urzędy tak czy inaczej będą wzywać ich przy kontrolach, to łatwo przewidzieć, że przedsiębiorcy nie będą zadowoleni z takiego rozwiązania. Niemniej jednak zachęta w postaci szybszego zwrotu VAT powinna doprowadzić do sytuacji, w której firmy fakultatywnie skorzystają z tego systemu. Zachęcające mogą być również pozostałe korzyści, w tym m.in. pewność dotarcia faktury do kontrahenta, choć to może mieć mniejsze znaczenie niż szybki zwrotu podatku. Trzeba przy tym wyjaśnić, że aktualnie dostarczenie faktur poprzez KSeF do kontrahenta wymaga uzyskania zgody na taką czynność od nabywcy. W przypadku jej braku sprzedawca powinien dostarczyć mu fakturę w innej formie, np. elektronicznej lub papierowej z zachowaniem wszystkich danych wprowadzonych do KSeF – wskazuje doradca podatkowy.

fot. freepik.com
oprac. /kp/