KSeF po měsících provozu: stovky milionů faktur a nejvíc dotazů k přístupům

Do 2 září prošlo Krajským systémem e-Faktur 657 378 248 faktur. Současně bylo v systému evidováno 2 370 160 vystavovatelů, což ukazuje, že KSeF už využívá mimořádně široký okruh podniků.

Provoz běží, ale ne všechny otázky zmizely

Ministerstvo financí v reakci na interpelaci označilo úvodní fázi povinného fungování KSeF za stabilní a funkční. Podle resortu pomohla i informační kampaň KAS a MF, která měla podniky na změnu připravit. Zároveň ale platí, že pro uživatele je důležitější každodenní praxe než samotný počet odeslaných dokumentů.

V roce 2026 navíc běží několik výjimek. Až do konce 2026 nemusí KSeF používat část poplatníků, jejichž měsíční prodej vykazovaný fakturami nepřekročí 10 tis. zł brutto. Ve stejném období je možné dál vystavovat doklady přes registrační pokladny, včetně účtenek s NIP do 450 zł, aniž by se musely posílat do systému. Rok 2026 je zároveň přechodný a za část chyb spojených s KSeF se zatím neuplatňují sankce.

Nejčastější potíže nejsou technické výpadky

Podle MF se v roce 2026 neobjevila žádná porucha, kvůli níž by bylo nutné spouštět offline režim, nouzový režim ani postupy pro úplnou nedostupnost systému. Resort také uvedl, že nedostal hlášení o technických chybách, které by takový postup opodstatnily podle zákona o DPH.

To ale neznamená, že pomoc není potřeba. Od 1 ledna do 7 září bylo na zvláštní linku KSeF na infolince KAS zařazeno 318 997 hovorů a dorazilo také 89 271 e-mailů. Část dotazů se netýká samotného systému, ale podmínek na straně uživatele, zejména připojení k internetu.

Kde se firmy nejčastěji zadrhnou

Nejvíce otázek směřuje k rozsahu oprávnění v KSeF, k přihlašovacím nástrojům a k tomu, jak funguje kvalifikovaný podpis. Další problémy vznikají při vystavování i přijímání faktur.

Právě tyto oblasti jsou pro podniky nejcitlivější, protože ovlivňují plynulost účetních procesů i to, zda se dokumenty nezastaví na technických detailech. Pomoc v těchto situacích poskytuje infolinka Krajové daňové správy.

Další úpravy jsou už v přípravě

Ministerstvo financí nechce po prvních měsících fungování systém uzavřít jako hotovou věc. Po 5 měsících od spuštění proběhly 9 června konzultace o KSeF v hybridní podobě. Účastníci v nich navrhovali zlepšení, mimo jiné doplnění dalších obchodních údajů do API KSeF 2.0 a také událostí navázaných na e-faktury.

Resort počítá také s tím, že tokeny zůstanou jako alternativní způsob přihlášení i po 31 prosinci 2026. Navrhuje se jejich platnost od 1 do 365 dní a rovněž možnost automatického obnovení tokenu po souhlasu vlastníka. Další práce mají zahrnout i generování certifikátů KSeF na interní identifikátor a na souhrnný identifikátor používaný od 1 ledna 2027 při hromadné platbě za e-Faktury.

Bezplatné aplikace i role kontroly

MF dál rozvíjí také bezplatné nástroje: Aplikaci Podatnika KSeF, Aplikaci Mobilní KSeF a e-mikrofirmu. V Aplikaci Podatnika už je k dispozici zjednodušený formulář, díky kterému lze vystavit a odeslat základní fakturu během několika desítek sekund na jedné obrazovce. V mobilní aplikaci se upravily filtry vyhledávání faktur i vzhled obrazovek pro přidání profilu a nastavení zálohy.

Na 2027 je v mobilní aplikaci plánováno i vystavování faktur v offline režimu. Ministerstvo ale současně nepočítá s veřejnou souhrnnou zprávou, která by prvních několik měsíců KSeF shrnula. Místo jednoho dokumentu se podle resortu průběžně vyhodnocují podněty, připomínky a návrhy od daňových poplatníků, oborových organizací i dodavatelů software.

KSeF má vedle organizační funkce také význam pro kontrolu. Systém poskytuje data téměř v reálném čase, což má pomáhat Krajové daňové správě a zároveň posilovat výběr DPH. Vedle JPK, STIR a online pokladen se tak stává dalším zdrojem informací o ekonomickém dění, který už správa využívá.

Podsekretář státu v Ministerstvu financí Zbigniew Stawicki uvedl, že resort sleduje fungování Krajského systému e-Faktur a vyhodnocuje připomínky od poplatníků, profesních organizací i dodavatelů software. Pro firmy to znamená, že seznam změn a upřesnění ještě zdaleka není uzavřený.