Nowe zasady VAT: przedsiębiorcy sprawdzą nie tylko rachunek, ale i wiarygodność usługodawcy

Przedsiębiorcy, którzy kupują usługi od innych firm, muszą liczyć się z większym ryzykiem podatkowym niż dotąd. Prezydent Karol Nawrocki podpisał 25 września ustawę, która poszerza solidarną odpowiedzialność nabywcy za VAT niezapłacony przez sprzedawcę, a równocześnie zmniejsza zakres publicznie dostępnych danych o kontrahentach.

W praktyce oznacza to, że przy sporze z fiskusem coraz częściej liczyć się będzie nie sam przelew, lecz cała historia weryfikacji partnera biznesowego. To przedsiębiorca ma później pokazać, że nie ignorował sygnałów ostrzegawczych.

Usługi dołączają do katalogu ryzyka

Do tej pory solidarne rozliczenie z VAT kojarzono głównie z towarami szczególnie narażonymi na nadużycia. Od 2013 r. mechanizm działał właśnie w takim modelu, a od 2019 r. towary nim objęte były powiązane z obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Teraz ustawodawca rozszerza rozwiązanie na wybrane usługi niematerialne. W nowym załączniku nr 16 do ustawy o podatku od towarów i usług znalazły się m.in. usługi związane z oprogramowaniem, rachunkowo-księgowe, doradztwo związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i zarządzaniem, a także reklama, badanie rynku oraz usługi związane z zatrudnieniem.

Próg odpowiedzialności zależy od skali transakcji. Jeśli pojedyncza faktura ma wartość brutto powyżej 15 tys. zł, przepisy mogą już znaleźć zastosowanie. Znaczenie ma też suma zakupów od jednego kontrahenta w jednym miesiącu: po przekroczeniu 50 tys. zł netto nawet mniejsze faktury mogą wchodzić do kalkulacji odpowiedzialności nabywcy.

Weryfikacja przed umową staje się obowiązkowym etapem

Sam fakt kupna usługi nie przesądza jeszcze o problemach z urzędem. Decydujące pozostaje to, czy nabywca wiedział albo miał uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że sprzedawca nie rozliczy należnego podatku.

Tomasz Piotrowski, doradca podatkowy i starszy menedżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce, podkreśla, że organy podatkowe niekiedy oczekują od firm więcej, niż te były w stanie ustalić w chwili zawierania transakcji. Jak zauważa, urzędy potrafią wykorzystywać ustalenia z kontroli tak, jakby były dostępne przedsiębiorcy od początku.

To rodzi napięcie między realiami prowadzenia biznesu a oczekiwaniami administracji. Uczciwy podatnik może zostać rozliczony z wiedzy, której w praktyce nie miał i której nie mógł zdobyć bez pełnego obrazu łańcucha dostaw lub usług.

Rejestry pomocne, ale coraz mniej wygodne

Podstawowy zestaw narzędzi do sprawdzenia kontrahenta pozostaje znany: KRS, CEIDG, REGON oraz Biała Lista podatników VAT. W ocenie wiarygodności firmy przydaje się również Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), bo pokazuje, kto stoi za podmiotem.

Tomasz Piotrowski zwraca uwagę, że CRBR nie jest kluczowym narzędziem przy samej ocenie ryzyka VAT, ale jego publiczna dostępność miała praktyczne znaczenie. Dopóki rejestr jest jawny, można sprawdzić, czy kontrahent dopełnił obowiązku zgłoszenia, a przy okazji zdobyć więcej informacji o partnerze handlowym.

Problem polega na tym, że dostęp do tego rejestru ma zostać ograniczony. Rząd przyjął 22 września projekt, który odbiera powszechny dostęp do danych o beneficjentach rzeczywistych i uzależnia go dla innych osób od wykazania uzasadnionego interesu. Zmiany mają zacząć obowiązywać zasadniczo od 1 stycznia 2027 r.

Formalna poprawność nie zawsze chroni przed odpowiedzialnością

Najbardziej kłopotliwe są schematy oparte na podmiotach podstawionych i tzw. słupach. Firma może wyglądać bez zarzutu: być wpisana do rejestrów, figurować jako czynny podatnik VAT, mieć rachunek na Białej Liście i ujawnionego beneficjenta rzeczywistego, a mimo to służyć do wyłudzenia podatku.

Jak wskazuje Tomasz Piotrowski, oszuści korzystają z takich konstrukcji, przez co na papierze kontrahent wydaje się wiarygodny, choć faktyczne powiązania pozostają ukryte. Przedsiębiorca nie dysponuje jednak możliwościami, jakie ma Krajowa Administracja Skarbowa, analizująca dane wielu podmiotów i całych łańcuchów transakcji.

Dlatego rośnie znaczenie nie tylko samego sprawdzenia kontrahenta, lecz także sposobu, w jaki to sprawdzenie zostanie opisane i zachowane na później. Przy ewentualnym sporze mogą mieć znaczenie pytania o historię działalności, poziom ceny względem rynku, rzeczywiste wykonanie usługi i komplet dokumentów potwierdzających jej realizację.

Podzielona płatność nadal pozostaje tarczą

W końcowej wersji ustawy ważną rolę odegrała poprawka Senatu, którą Sejm przyjął 4 września. Dzięki niej przedsiębiorcy kupujący nowe usługi objęte regulacją zachowują ochronę, jeśli zapłacą w mechanizmie podzielonej płatności.

To istotne zabezpieczenie, bo pierwotny projekt w niektórych sytuacjach ograniczałby osłonę wynikającą z MPP. Ostatecznie split payment pozostaje więc jednym z najważniejszych sposobów ograniczania ryzyka, choć sam nie zwalnia z obowiązku sprawdzania partnera handlowego.

Na etapie prac legislacyjnych Katarzyna Rupp, doradca podatkowy i associate partner w PKF Polska, zwracała uwagę, że rozszerzenie odpowiedzialności na usługi niematerialne wymusi dokładniejsze dokumentowanie weryfikacji. Jak wskazywała, dodawany przepis jest nieostry i może rodzić pole do interpretacji oraz manipulacji.

W przypadku usług problem jest szczególnie widoczny, bo trudniej niż przy towarach jednoznacznie opisać przedmiot zakupu, ustalić, kto faktycznie go wykonał i ocenić, czy warunki były rynkowe. Państwo chce w ten sposób uszczelnić VAT i ograniczyć wyłudzenia oparte na pustych fakturach, ale dla firm oznacza to więcej ostrożności, więcej formalności i większe znaczenie dokumentów przygotowywanych z myślą o przyszłej kontroli.

Przed przelewem pytanie nie będzie więc brzmiało wyłącznie, czy można zaufać kontrahentowi. Coraz częściej ważniejsze stanie się to, czy po latach da się pokazać, że to zaufanie miało solidne podstawy.