KSeF usprawni obieg dokumentów, ale nie zastąpi weryfikacji. Fiskus zyska pełniejszy obraz wydatków

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma stanowić rewolucyjny krok w cyfryzacji polskiej administracji skarbowej i obiegu dokumentów, a uporządkowany format, centralizacja danych i automatyzacja wymiany dokumentów mają usprawnić pracę zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Eksperci zwracają uwagę, że w obliczu tej technologicznej zmiany jedna kwestia pozostaje niezmienna – odpowiedzialność za prawidłowość wystawianych i otrzymywanych faktur oraz ich wpływ na rozliczenia podatkowe.

Jak podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24, KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów, ale co do zasady cały techniczny proces ich obiegu. – KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność wystawianej faktury zgodnie z wymogami struktury logicznej. Oznacza to, że podatnik odpowiada za prawidłowość merytoryczną dokumentu. Analogicznie po stronie nabywcy faktury – KSeF przy jej odbiorze nie dokona analizy, czy dokument jest wystawiony prawidłowo, czy wydatek może stanowić koszt podatkowy, ani czy transakcja faktycznie miała miejsce. To kluczowa informacja zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla księgowych – aby na tym poziomie nie tracić czujności, wręcz przeciwnie – będzie trzeba być wyczulonym jeszcze bardziej – wskazuje.

Klienci biur rachunkowych powinni więc mieć świadomość, że KSeF nie zdejmuje z nich obowiązku weryfikowania otrzymywanych faktur. Ekspertka przestrzega, że system ułatwi przekazywanie faktur, uporządkuje obieg dokumentów i wyeliminuje pomyłki czysto formalne, ale nie zastąpi zdrowego rozsądku ani wiedzy o tym, co rzeczywiście kupujemy od kontrahenta. – Wciąż konieczne będzie sprawdzanie, czy faktura odpowiada wykonanej usłudze lub dostarczonemu towarowi, czy jej treść jest zgodna ze stanem faktycznym oraz czy dokument nie budzi wątpliwości podatkowych – tłumaczy.

KSeF oznacza dla biur rachunkowych nową, scyfryzowaną rzeczywistość operacyjną, która w dalszym ciągu obarczona jest starymi ryzykami. Zuzanna Kwiatkowska zwraca uwagę, że księgowi nadal będą zobowiązani do prawidłowej klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, weryfikacji nieścisłości i upewnienia się, że koszt można bezpiecznie ująć w ewidencjach podatkowych. – Automatyzacja i digitalizacja nie eliminują odpowiedzialności, a jedynie przenoszą punkt ciężkości – z pozyskiwania faktur na ich rzetelną merytoryczną analizę – zaznacza.

Wraz z wdrożeniem KSeF fiskus zyska dostęp do znacznie szerszego zasobu danych w czasie rzeczywistym. Dla biur rachunkowych, ale i samych klientów, oznacza to mniejszą tolerancję na błędy, szybsze wychwytywanie niezgodności i zwiększoną presję na poprawność dokumentacji. – Administracja skarbowa będzie widzieć „czarno na białym”, jakie wydatki ponosi podatnik, w jakiej skali i z jaką częstotliwością. Dane o zakupach trafią do systemów analitycznych natychmiast, bez oczekiwania na czynności sprawdzające czy kontrolę podatnika. To oznacza mniejszą tolerancję na koszty potencjalnie sporne i znacznie większą presję na jakość uzasadnienia biznesowego – przypomina Zuzanna Kwiatkowska. Dodaje, że koszty, które "kiedyś przechodziły", bo dało się je obronić argumentacją przedstawioną dopiero podczas kontroli, mogą teraz od razu wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Dlatego zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe muszą być przygotowane na bardziej rygorystyczne podejście administracji i na konieczność precyzyjnego dokumentowania związku wydatku z działalnością gospodarczą już na etapie księgowania.

Zarówno w trakcie wdrażania KSeF, jak i w okresie jego bieżącej obsługi, istotne jest, aby pamiętać, że chociaż główny ciężar zarządzania KSeF może spoczywać na biurze rachunkowym działającym w imieniu klienta, kluczowa pozostaje aktywna rola samego przedsiębiorcy. Chodzi m.in. o weryfikację faktur pobieranych bezpośrednio z KSeF czy dostarczanie biuru rachunkowemu niezbędnych uzasadnień dla wydatków, które mogą budzić wątpliwości podatkowe.

fot. freepik.com
oprac. /kp/