KSeF po starcie: 657 378 248 faktur i 2 370 160 wystawców

Do 2 września przez Krajowy System e-Faktur przeszło już 657 378 248 faktur, a z systemu korzystało 2 370 160 wystawców. Sam rozmiar wdrożenia robi wrażenie, ale dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i dostawców programów ważniejsze jest to, gdzie w praktyce pojawiają się tarcia.

System działa, ale użytkownicy pytają o szczegóły

Ministerstwo Finansów ocenia pierwsze miesiące obowiązkowego działania KSeF jako stabilne i skuteczne. W odpowiedzi na interpelację resort przypomniał też, że przed startem systemu prowadzono szeroką kampanię informacyjną KAS i MF, a skala wykorzystania ma dowodzić, że największe firmy weszły do nowego modelu bez większych perturbacji.

Jednocześnie 2026 r. pozostaje okresem z wyjątkami. Do końca 2026 r. część podatników, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł brutto, nadal nie musi korzystać z KSeF. W tym samym czasie można też wystawiać dokumenty przez kasy rejestrujące, w tym paragony z NIP do 450 zł, bez obowiązku przesyłania ich do systemu. Do tego 2026 r. jest okresem przejściowym, w którym nie stosuje się sankcji za część błędów związanych z KSeF.

Największe zainteresowanie budzą uprawnienia i logowanie

Resort nie prowadzi statystyk pokazujących osobno dużych przedsiębiorców, MŚP i jednoosobowe działalności gospodarcze. Z danych oficjalnych wynika jednak jasno, że na 2 września w systemie działało 2 370 160 wystawców faktur.

W centrum codziennych pytań nie stoją dziś awarie, lecz praktyka. MF podaje, że w 2026 r. nie pojawiły się zakłócenia, które wymagałyby uruchomienia trybu offline, trybu awaryjnego albo procedur przewidzianych dla całkowitej niedostępności systemu. Nie wpłynęły też zgłoszenia błędów technicznych, które uzasadniałyby takie rozwiązania zapisane w ustawie VAT.

Pomoc jest jednak potrzebna. Od 1 stycznia do 7 września na dedykowaną kolejkę KSeF na infolinii KAS zakolejkowano 318 997 połączeń, a dodatkowo wysłano 89 271 maili. Jak wynika z sygnałów od użytkowników, wiele problemów wiąże się nie tyle z samym KSeF, ile z warunkami po stronie przedsiębiorców, zwłaszcza z internetem.

Gdzie najczęściej pojawiają się kłopoty

Najwięcej pytań dotyczy zakresu uprawnień w KSeF, narzędzi uwierzytelniających oraz działania podpisu kwalifikowanego. Wiele zgłoszeń odnosi się też do samego dostępu do systemu, a także do wystawiania i odbierania faktur.

To właśnie te elementy są dziś kluczowe dla płynności obiegu dokumentów. Gdy pojawiają się wątpliwości na tym etapie, rozliczenia mogą zwolnić albo zatrzymać się na poziomie technicznym, dlatego znaczenie ma wsparcie udzielane przez infolinię Krajowej Administracji Skarbowej.

KSeF będzie jeszcze rozwijany

Ministerstwo Finansów nie zamierza uznać pierwszych miesięcy działania systemu za etap zamknięty. 9 czerwca, po 5 miesiącach od wdrożenia, odbyły się konsultacje dotyczące KSeF prowadzone w formule hybrydowej. Uczestnicy zgłaszali propozycje usprawnień, także w zakresie dodatkowych danych biznesowych w API KSeF 2.0 i zdarzeń powiązanych z e-fakturami.

W planach resortu znajduje się utrzymanie tokenów jako alternatywnej metody logowania także po 31 grudnia 2026 r. Rozważany jest okres ważności tokenów od 1 do 365 dni oraz możliwość ich automatycznego odnowienia po zgodzie właściciela. Dalsze prace obejmują też generowanie certyfikatów KSeF na identyfikator wewnętrzny i zbiorczy identyfikator używany od 1 stycznia 2027 r. przy płatności zbiorczej za e-Faktury.

Bezpłatne aplikacje i brak jednego raportu

Resort rozwija równolegle własne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę. W Aplikacji Podatnika dostępny jest już formularz skrócony, dzięki któremu podstawową fakturę można wystawić i wysłać w kilkanaście sekund, na jednym ekranie. W Aplikacji Mobilnej KSeF zmieniono filtry wyszukiwania faktur oraz wygląd ekranów dodawania profilu i konfiguracji kopii zapasowej.

Na 2027 r. planowane jest także wdrożenie w aplikacji mobilnej wystawiania faktur w trybie offline. Jednocześnie ministerstwo nie przygotowuje publicznego, zbiorczego raportu o pierwszych miesiącach działania KSeF. Zamiast jednego dokumentu prowadzone są bieżące analizy zgłoszeń, uwag i postulatów podatników, organizacji branżowych oraz dostawców oprogramowania.

MF podkreśla również kontrolny wymiar systemu. KSeF ma dostarczać dane niemal w czasie rzeczywistym, co ma wspierać działania Krajowej Administracji Skarbowej i uszczelnianie VAT. Obok JPK, STIR i kas online staje się kolejnym źródłem wiedzy o obrocie gospodarczym, z którego administracja już korzysta.

Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Zbigniew Stawicki zaznaczył, że resort monitoruje funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur i analizuje uwagi zgłaszane przez podatników, organizacje branżowe oraz dostawców oprogramowania. Dla firm oznacza to, że lista korekt i doprecyzowań pozostaje otwarta, a w kolejnych miesiącach można spodziewać się dalszych zmian technicznych i organizacyjnych.

Czytaj także: Firmy dostaną rok więcej na bezpieczne wdrożenie KSeF