Prezydent podpisał ustawę o KSeF. Zmiany obejmą wszystkich podatników

27 sierpnia prezydent RP Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. To rozwiązanie, które ma zrewolucjonizować sposób wystawiania faktur w Polsce i objąć wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności gospodarcze. Zmiany wpłyną nie tylko na sam proces fakturowania, ale także na obieg dokumentów, współpracę z księgowością i codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który integruje się z programami do fakturowania używanymi przez podatników. W praktyce oznacza to, że wystawiona faktura nie będzie przesyłana bezpośrednio do kontrahenta, lecz wprowadzana do systemu KSeF. Ten nada jej odpowiednie dane identyfikujące i udostępni odbiorcy możliwość podglądu i pobrania dokumentu. Ważne jest, że wiążącą datą w obrocie gospodarczym będzie data wystawienia faktury w systemie KSeF.

Dotychczas korzystanie z systemu miało charakter dobrowolny, jednak od 2026 r. stanie się obowiązkiem każdego podatnika. Przedsiębiorcy już teraz mogą testować KSeF, by przygotować się do zmian, które w krótkim czasie wpłyną na całą gospodarkę.

Nowe przepisy dotkną każdego przedsiębiorcę. – Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca w Polsce musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie zmiana – podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl. Dodaje, że w praktyce oznacza to konieczność przebudowy wielu procedur wewnętrznych. – KSeF nie tylko zmieni sam sposób wystawiania faktury. Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej, firmie na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych firmach między poszczególnymi działami a księgowością – wyjaśnia ekspertka.

Zgodnie z ustawą wdrożenie KSeF nastąpi w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, czyli firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców – zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

Nowe przepisy przewidują również pewne korzyści dla podatników. Najważniejszą z nich jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. – Ma się to przyczynić do poprawy płynności finansowej przedsiębiorstw – wskazuje Monika Piątkowska.

fot. freepik.com
oprac. /kp/