Zmieniające się regulacje największym wyzwaniem dla działów kadr

Przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz zasad podatkowych stało się jednym z najpoważniejszych problemów, przed którymi stoją działy kadr oraz płac. Niemal 70% przedsiębiorstw przyznaje, że przynajmniej raz lub dwa razy w roku spotyka się z karami za niewłaściwe dostosowanie się do regulacji.

Zgodnie z badaniem „Potencjał Płac 2026” przeprowadzonym przez ADP, to obszar zgodności z przepisami prawami, a nie braki w zatrudnieniu, innowacje technologiczne czy zarządzanie budżetem płac, budzi największe obawy wśród specjalistów ds. HR. Aż 75% firm identyfikuje nadążanie za szybko zmieniającymi się regulacjami w różnych krajach jako poważne wyzwanie zarówno o charakterze operacyjnym, jak i strategicznym. Dodatkowo, 68% organizacji przyznaje, że przynajmniej raz lub dwa razy w roku jest narażona na kary za nieprzestrzeganie zasad. Co ciekawe, 70% uczestników badania nie potrafi jednoznacznie określić, w jakich obszarach ich firma może mieć trudności z przestrzeganiem wymogów prawnych. W 47% przypadków, zmiany w legislacji są główną przyczyną błędów w obliczaniu płac.

Autorzy raportu zauważają, że taka sytuacja powoduje, że wiele firm funkcjonuje w atmosferze ciągłej niepewności, pozbawionych pełnej kontroli nad możliwymi uchybieniami. Silna presja regulacyjna sprawia, że 69% badanych jest gotowych na zwiększenie świadczeń, by uniknąć ryzyka przypadkowych kar. – To ilustruje skalę kosztów związanych z reputacją i finansami, jakie niesie za sobą niewłaściwe zarządzanie listą płac, bez względu na kraj działalności. Sytuacja komplikacji narasta, gdy firma działa w więcej niż jednym państwie lub zatrudnia pracowników rozliczających się według różnych systemów podatkowych – twierdzą eksperci.

Firmy muszą także zmierzyć się z nowymi regulacjami wynikającymi z tzw. dyrektywy dotyczącej płac. Te przepisy nakładają na pracodawców obowiązek raportowania różnic w wynagrodzeniach, zwiększają przejrzystość w zakresie wynagrodzeń oraz struktury stanowisk, a także przyznają pracownikom prawo do informacji na temat poziomów płac w porównywalnych rolach. Dla firm oznacza to konieczność stworzenia obiektywnych systemów oceny pracy oraz dokładnej dokumentacji dotyczącej struktury wynagrodzeń oraz decyzji, które za nią stoją. – To nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale szerokie przekształcenie procesów HR, płacowych i biznesowych, wymagające bliskiej współpracy działów prawnych, finansowych i kadrowych – podkreślają autorzy.

Kolejnym wyzwaniem stawianym przed działami kadr i płac są nowe regulacje dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zmiany te, obowiązujące od 27 stycznia, określają, że takie świadczenie powinno być wypłacone w dniu wypłaty wynagrodzenia. Jeśli termin ten wypada przed zakończeniem umowy o pracę, pracodawca ma dziesięć dni od momentu ustania zatrudnienia na wypłatę. – Regulacja ta nie jest w pełni spójna, ponieważ dokładnie określa termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pomijając inne świadczenia, które stają się wymagalne po zakończeniu zatrudnienia, jak np. odprawa emerytalno-rentowa, odprawa związana z tzw. zwolnieniami grupowymi lub ostatnie wynagrodzenie – zauważa Tomasz Czerkies, prawnik z ADP Polska.

Dodatkowym wyzwaniem są nowe zasady ustalania stażu pracy, które mają wpływ na wymiar urlopu oraz możliwość otrzymywania dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Od 1 maja 2026 roku, pracodawcy z sektora prywatnego będą zobowiązani na wniosek pracownika do przeliczenia stażu pracy na podstawie przedłożonych dokumentów. To w praktyce oznacza konieczność precyzyjnego ustalenia, które okresy zatrudnienia będą brane pod uwagę oraz jakie dowody będą uznane za odpowiednie potwierdzenie. – Ponadto, z perspektywy pracodawców, warto wdrożyć procedurę, która zagwarantuje pracownikowi pełne i przejrzyste informacje w przypadku odmowy zaliczenia wnioskowanego okresu pracy – wskazuje Tomasz Czerkies.

fot.
oprac. /kp/