System umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie dokumentów księgowych w jednolitym formacie XML.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnokrajową platformą teleinformatyczną stworzoną przez Ministerstwo Finansów w celu obsługi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jego funkcjonowanie ma zapewnić pełną cyfryzację procesu fakturowania oraz centralne archiwizowanie dokumentów w państwowym repozytorium przez okres 10 lat.
Harmonogram wdrożenia
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapowo. Od 1 lutego 2026 r. objął podmioty, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Drugi etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. i dotyczyć będzie pozostałych przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy, w którym dopuszczalne będzie wystawianie faktur poza systemem, o ile miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej w ten sposób nie przekroczy 10 tys. zł.
E-faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF i nadania jej unikalnego identyfikatora. Dokument staje się automatycznie dostępny dla uprawnionego odbiorcy i nie podlega tradycyjnym formom dystrybucji, takim jak poczta elektroniczna czy archiwizacja papierowa.
Tryby wystawiania faktur oraz znaczenie certyfikatów i kodów QR
System KSeF przewiduje kilka trybów wystawiania faktur, uzależnionych od dostępności infrastruktury teleinformatycznej. Podstawowym rozwiązaniem jest tryb online, w którym dokument tworzony i przesyłany jest do systemu w czasie rzeczywistym. Wymaga to dostępu do internetu oraz pełnej dostępności systemu po stronie administracji skarbowej.
W sytuacjach szczególnych dopuszczono tryby pracy poza online. Tryb offline24 umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z systemem, pod warunkiem jej przesłania do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Analogiczne terminy obowiązują w przypadku czasowej niedostępności systemu. Dodatkowo przewidziano tryb awaryjny, który znajduje zastosowanie przy poważniejszych przeszkodach technicznych – wówczas dokument musi zostać dosłany do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od ustania awarii.
Faktury wystawiane poza trybem online uznawane są za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w strukturze logicznej dokumentu. Jeżeli są one przekazywane odbiorcy poza systemem KSeF, muszą zostać oznaczone dwoma kodami QR. Jeden z nich generowany jest automatycznie, natomiast drugi wymaga posiadania certyfikatu KSeF typu 2, który umożliwia weryfikację autentyczności dokumentu.
Certyfikaty w KSeF pełnią odrębne funkcje. Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania użytkownika w systemie, natomiast certyfikat typu 2 wykorzystywany jest w procesie wystawiania faktur poza standardowym trybem online i generowania dodatkowego kodu QR.
Dostęp do KSeF i nadawanie uprawnień użytkownikom
Zasady dostępu do KSeF uzależnione są od formy prawnej podatnika. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane jako podatnicy VAT otrzymują tzw. uprawnienia właścicielskie automatycznie, bez konieczności składania dodatkowych wniosków. Logowanie do systemu odbywa się przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku braku numeru NIP lub PESEL w narzędziu uwierzytelniającym wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA.
W odniesieniu do podmiotów innych niż osoby fizyczne procedura zależy od posiadanych narzędzi identyfikacyjnych. Firmy dysponujące kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP mogą korzystać z systemu bez dodatkowych formalności. Pozostałe podmioty zobowiązane są do wskazania osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania dostępem do KSeF, również za pomocą formularza ZAW-FA.
Nadawanie uprawnień kolejnym użytkownikom, w tym pracownikom lub zewnętrznym biurom rachunkowym, możliwe jest zarówno poprzez Aplikację Podatnika KSeF, jak i z poziomu komercyjnego oprogramowania finansowo-księgowego zintegrowanego z systemem. Uprawniona osoba może wówczas wystawiać i przesyłać faktury w imieniu podatnika. Natomiast poza zakresem KSeF pozostają dokumenty proforma, które – zgodnie z przepisami ustawy o VAT – nie są uznawane za faktury. Wystawianie ich nie podlega obowiązkowi raportowania do systemu i może odbywać się w dotychczasowej formie.
Pierwsze próby korzystania z nowego systemu mogą być trudne dla początkującego użytkownika. Zawsze można liczyć na pomoc wykwalifikowanych i zaznajomionych z aktualnym prawem i całym systemem KSeF doradców podatkowych.
opracowanie: kk
źródło: infor.pl
