Księgowi przygotowują się na techniczne i prawne turbulencje związane z KSeF

Dla zdecydowanej większości księgowych Krajowy System e-Faktur jawi się jako "tykająca bomba" i generuje szerokie spektrum obaw – od kwestii technicznych i integracyjnych po indywidualny strach przed nadmiarem obowiązków i odpowiedzialnością.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie większe firmy, których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Mniejsze przedsiębiorstwa będą musiały dołączyć do systemu od 1 kwietnia, a dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą oni mieli obowiązku wystawiania e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.

W związku ze zbliżającymi się nowymi obowiązkami księgowi najbardziej obawiają się problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem samego systemu (44%) oraz trudności z integracją KSeF z używanymi programami księgowymi (38%). Na trzecim miejscu plasuje się obawa przed odpowiedzialnością za niezawinione błędy powstałe w systemie (35%). Wynika tak z najnowszego raportu fillup k24. – Kiedy przeanalizujemy odpowiedzi ankietowanych, już na pierwszy rzut oka zauważymy, że lista obaw jest naprawdę pojemna – księgowi spodziewają się szeregu trudności. Oczywiście ta grupa nie jest homogeniczna i przyglądając się uważnie odpowiedziom księgowych z niezależnych biur oraz księgowych pracujących w kancelariach czy działach księgowych, zobaczymy, że ich stosunek do konkretnych obaw bywa różny. Ci pierwsi są nastawieni zdecydowanie bardziej krytycznie – komentuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa, ambasadorka marki fillup k24.

Jedne z większych rozbieżności widać przy obawie o bezpieczeństwo danych i przed zwiększeniem obciążeń administracyjnych, strachu przed ponoszeniem odpowiedzialności za błędy w systemie niewynikające z winy księgowego oraz przekonaniu o niewystarczającym przygotowaniu klientów. – Trudno się dziwić tym rozbieżnościom. Księgowi z niezależnych biur stawiają czoła bardziej zróżnicowanym przypadkom niż ci z działów księgowych w firmach. Co do zasady inna też jest natura relacji zawodowych z klientami. W związku z tym odpowiedzialność prawna oraz komunikacja na linii księgowy–przedsiębiorca są dużo bardziej złożone, obarczone większym ryzykiem. A – jak wynika z badania – księgowi nie widzą sprzymierzeńców w klarownych przepisach, ani w satysfakcjonującym dostępie do materiałów edukacyjnych – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska.

Wizja, w której przedsiębiorcy będą przerzucać na księgowych obowiązek wystawiania faktur w KSeF, jest zdaniem ekspertek realna. Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl, ostrzega, że godząc się na to, księgowy przenosi na siebie pełną odpowiedzialność za wystawioną fakturę. – Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy, godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta, przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – ostrzega.

Pomimo wielu obaw jedynie 26% księgowych planuje istotne zmiany w organizacji pracy w związku z KSeF, głównie stawiając na udział w szkoleniach (56,6%) i reorganizację zadań w zespole (50,9%). – Z jednej strony to dobry sygnał. Znaczące grono księgowych znalazło sposób na swoje obawy: stawiają na rozwój, uruchamiają krytyczne podejście do dotychczasowej organizacji. Całkiem wysoki odsetek rozważa nawet poważniejsze (z punktu widzenia chociażby budżetu) posunięcia: 34% planuje skorzystać z zasobów zewnętrznych, prawie 23% myśli o zatrudnieniu nowych osób – mówi Monika Piątkowska. Jednocześnie 74% księgowych nie przymierza się do konkretnych zmian, co w ocenie ekspertek może wynikać z biernego oczekiwania na lepsze wytyczne, odroczenie wdrożenia lub – w optymistycznym scenariuszu – z wcześniejszego przygotowania do rewolucji.

fot. freepik.com
oprac. /kp/