KSeF obowiązkowy już w przyszłym roku. Kto naprawdę odpowiada za fakturę?

Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może skłonić część przedsiębiorców do prób przerzucenia na księgowych nie tylko nowych obowiązków technicznych, ale również odpowiedzialności za prawidłowość wystawianych dokumentów. Eksperci ostrzegają, że wystawienie faktury w imieniu klienta wykracza poza standardową pomoc w formalnościach i wiąże się z osobistym ryzykiem karno-skarbowym dla pracownika biura rachunkowego. Biura te powinny bardzo dokładnie przeanalizować granice swojej roli, zanim zgodzą się na przyjęcie odpowiedzialności za transakcje cudzego biznesu.

KSeF to systemem teleinformatyczny zintegrowany z programami do fakturowania używanymi przez podatników, co oznacza, że faktura nie będzie już wysyłana bezpośrednio do kontrahenta, lecz wprowadzana do KSeF. System ten nada dokumentowi dane identyfikujące i udostępni go odbiorcy, przy czym datą wiążącą w obrocie gospodarczym będzie data wystawienia faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, czyli firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, a od 1 kwietnia obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Do KSeF będą musiały przystąpić zarówno duże korporacje, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, co wymusi reorganizację w większych firmach i zmianę obiegu dokumentów między biurami rachunkowymi a podmiotami gospodarczymi.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl, zauważa, że dotychczasowy proces wystawiania faktur był bardzo zróżnicowany, dlatego firmy mogą mieć problemy z dostosowaniem się do nowej regulacji. – Z pewnością przedsiębiorcy będą od księgowych oczekiwać rozwiązania problemu, a być może nawet fakturowania za nich dokonanych transakcji. Warto zatem, aby księgowi mieli świadomość, czy jest to zgodne z prawem i z jakimi konsekwencjami się wiąże – podkreśla.

Mimo że księgowi to często najlepiej zorientowane w przepisach osoby w firmie, a teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby wystawiali faktury w imieniu klienta pod warunkiem uzyskania stosownych uprawnień, ekspertka przestrzega przed pochopnym podejmowaniem takiej współpracy. Tłumaczy, że o ile prowadzenie księgowości to usługa związana z rachunkowością i rozliczeniami, to wystawienie faktury w imieniu klienta oznacza potwierdzenie konkretnej transakcji.

W świetle przepisów za wystawioną fakturę zawsze odpowiada ten, kto ją wystawił, a po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. – Księgowy, godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta, przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – przestrzega Monika Piątkowska.

Choć w prawie podatkowym główną odpowiedzialność ponosi podatnik, to w prawie karno-skarbowym odpowiada konkretna osoba fizyczna, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Oznacza to, że księgowy decydujący się na fakturowanie w imieniu klienta bierze na siebie osobistą odpowiedzialność za zgodność faktur z rzeczywistością. Dlatego mimo iż prawo nie zakazuje takiej współpracy, zdaniem ekspertki biura rachunkowe powinny dokładnie rozważyć, czy ich zaufanie do klienta jest na tyle duże, by ryzykować osobistą odpowiedzialność karną za jego transakcje.

fot. freepik.com
oprac. /kp/