Obowiązek wdrożenia systemu dotyczy podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca elektroniczne przesyłanie i odbieranie korespondencji z mocą prawną równą listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Docelowo system ten zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową oraz komunikację za pośrednictwem ePUAP. Założenie adresu e-Doręczeń dla firmy oznacza wyznaczenie go jako oficjalnego adresu do kontaktu z urzędami. Po wpisaniu do bazy adresów elektronicznych korespondencja od instytucji korzystających z e-Doręczeń będzie przesyłana wyłącznie w formie elektronicznej. Usługę e-Doręczeń mogą świadczyć jedynie dostawcy usług zaufania, zarówno publiczni, jak i komercyjni (niepubliczni). Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz KRS, które utworzyły adres e-Doręczeń u publicznego dostawcy, mają dostęp do swojej skrzynki e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na platformie Biznes.gov.pl.
Kto jest zobowiązany do posiadania adresu e-Doręczeń?
Jest on obowiązkowy dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG, oraz przedsiębiorców wpisanych do KRS. Co ważne, oprócz spółek prawa handlowego (np. jawnych, akcyjnych), obowiązek ten dotyczy również innych podmiotów figurujących w rejestrze przedsiębiorców KRS, takich jak spółdzielnie czy fundacje. Z e-Doręczeń muszą również korzystać przedstawiciele wybranych zawodów zaufania publicznego, w tym:
- adwokaci,
- radcowie prawni,
- doradcy podatkowi,
- doradcy restrukturyzacyjni,
- rzecznicy patentowi,
- notariusze.
Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia obowiązują także administrację publiczną, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) oraz jednostki samorządu terytorialnego. Warto pamiętać, że do października 2029 roku wszystkie instytucje publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, sądy, komornicy oraz prokuratura będą zobowiązane do prowadzenia korespondencji urzędowej wyłącznie za pomocą e-Doręczeń.
Kiedy przedsiębiorca musi mieć adres do e-Doręczeń
Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Nawet jeśli przepisy dają sporo czasu na założenie adresu do e-Doręczeń, warto złożyć wniosek odpowiednio wcześniej. Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni. Na ten moment Urzędy Skarbowe nie nakładają jeszcze kar, jednak każda spółka musi samodzielnie przeprowadzić ten proces poprzez Profil Zaufany. W razie wątpliwości co do nowych przepisów warto zapytać o radę specjalistę z naszego lokalnego biura rachunkowego.
opracowanie: kk
