Przedsiębiorcy mogą już teraz wystawiać e-faktury ustrukturyzowane, niezależnie od skali działalności czy formy opodatkowania.
Krajowy System e-Faktur – czym jest i jaki ma status prawny
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi centralną, państwową platformę do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty funkcjonujące w systemie są tworzone według jednolitego wzorca logicznego w formacie XML, co umożliwia ich automatyczną weryfikację, przetwarzanie i archiwizację. Po przesłaniu faktury do systemu otrzymuje ona indywidualny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej przyjęcie przez KSeF i stanowi dowód wystawienia dokumentu w obrocie gospodarczym.
Na obecnym etapie korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny. Dobrowolność systemu ma jednak charakter przejściowy, ponieważ ustawodawca przewidział obowiązek powszechnego stosowania KSeF w określonych terminach. Rozwiązanie to wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji rozliczeń podatkowych oraz uszczelniania systemu VAT.
Terminy wprowadzenia obowiązku i zakres podmiotowy
Przepisy przewidują etapowe wdrażanie obowiązkowego korzystania z KSeF. Pierwszy termin obejmuje przedsiębiorców o największej skali działalności. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF obejmie podmioty, których wartość sprzedaży – wraz z podatkiem – przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Drugi etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. i obejmie pozostałych przedsiębiorców.
Wprowadzenie obowiązku oznacza, że faktury wystawiane poza KSeF przez podatników objętych regulacją nie będą uznawane za prawidłowe dokumenty księgowe. Taki stan może rodzić konsekwencje podatkowe oraz karnoskarbowe, a także powodować trudności w rozliczeniach po stronie kontrahentów. Z tego względu KSeF będzie stanowił jedyny prawnie dopuszczalny kanał wystawiania faktur sprzedażowych w obrocie gospodarczym, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
Faktury dla konsumentów, dane osobowe i wyjątki od obowiązku
KSeF obejmuje również wystawianie faktur dla konsumentów. Przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie odbywa się na podstawie przepisów prawa i nie wymaga odrębnej zgody odbiorcy dokumentu. Dane zawarte w fakturach są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków podatkowych i kontrolnych, zarówno przez przedsiębiorców, jak i przez administrację skarbową. System funkcjonuje w oparciu o centralne przechowywanie dokumentów, co zmienia dotychczasowe zasady archiwizacji faktur w firmach.
Przepisy wykonawcze przewidują jednocześnie określone wyjątki i zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, m.in. w sytuacjach technicznych lub w odniesieniu do wybranych rodzajów działalności. Zakres tych wyłączeń jest doprecyzowywany w aktach prawnych wydawanych przez Ministerstwo Finansów. Niezależnie od korzystania z KSeF, w relacjach gospodarczych nadal funkcjonuje potrzeba zapewnienia kontrahentom czy konsumentom dostępu do wizualnej postaci faktury, np. w formacie PDF, jeśli wymaga tego praktyka obrotu.
KSeF stopniowo staje się podstawowym narzędziem dokumentowania sprzedaży w Polsce. Zmienia on dotychczasowe modele obiegu dokumentów, relacje pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową oraz sposób obsługi faktur w relacjach B2B i B2C. Szczegółowych informacji na ten temat z pewnością udzieli zaufane biuro rachunkowe.
opracowanie: kk
źródło: infor.pl
