Od początku 2026 roku Krajowy System e-Faktur wchodzi w nową fazę rozwoju.
W e-Urzędzie Skarbowym zostanie uruchomiony specjalny moduł zgłoszeń, który umożliwi przedsiębiorcom zadeklarowanie zamiaru wystawiania e-faktur wraz z załącznikami.
KSeF z nową funkcją załączników – kolejny etap cyfryzacji fakturowania
Rozwiązanie to zostało przygotowane z myślą o podmiotach, które w procesie fakturowania posługują się rozbudowanymi danymi i potrzebują przekazywać kontrahentom dodatkowe informacje w sposób uporządkowany i spójny z dokumentem księgowym. Załącznik przesyłany w ramach KSeF będzie stanowił integralną część faktury, co wyeliminuje konieczność prowadzenia równoległej korespondencji poza systemem oraz usprawni obieg dokumentów. Całość danych będzie gromadzona w jednym środowisku, co zwiększy przejrzystość i bezpieczeństwo informacji. Uruchomienie modułu zgłoszeń zaplanowano na 1 stycznia 2026 roku i stanowi ono jeden z kluczowych elementów dalszego wdrażania KSeF oraz usług dostępnych w e-Urzędzie Skarbowym.
E-faktura z załącznikiem – zasady, format i zakres stosowania
Możliwość faktycznego wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF została przewidziana od 1 lutego 2026 roku. Korzystanie z tej opcji będzie całkowicie dobrowolne i uzależnione od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Należy przy tym pamiętać, że faktura w KSeF, wraz z załącznikiem, musi mieć postać ustrukturyzowanego pliku XML. System nie przewiduje możliwości dołączania plików w formatach takich jak PDF, JPG czy DOC, ponieważ całość danych musi pozostać możliwa do automatycznego odczytu przez systemy księgowe. Rozwiązanie to nie jest ograniczone do konkretnych branż i może być stosowane przez każdego podatnika, jednak w praktyce zostało zaprojektowane głównie z myślą o sektorach, w których faktury zawierają szczegółowe i wielopoziomowe informacje, takich jak energetyka, telekomunikacja czy paliwa. Maksymalny rozmiar faktury wraz z załącznikiem został ustalony na 3 MB, co pozwala na przekazanie dużej ilości danych przy jednoczesnym zachowaniu sprawnego działania systemu.
Procedura zgłoszenia i terminy obowiązkowego KSeF
Aby móc korzystać z opcji faktur z załącznikiem, konieczne będzie wcześniejsze złożenie zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Podatnik poinformuje w ten sposób Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o zamiarze wystawiania i przesyłania takich dokumentów do KSeF. Dopiero po otrzymaniu mailowego potwierdzenia możliwe będzie korzystanie z nowej funkcjonalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zgłoszenia dokonuje sam podatnik, natomiast w spółkach obowiązek ten spoczywa na użytkowniku konta organizacji. Zgłoszenia będzie można składać wyłącznie elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym od 1 stycznia 2026 roku, a ich realizacja ma następować maksymalnie w ciągu trzech dni roboczych, bez ryzyka odrzucenia poprawnie złożonego wniosku. Warto również zaznaczyć, że zaprzestanie korzystania z załączników nie powinno być zgłaszane, nawet w przypadku zmiany profilu działalności, gdyż mogłoby to uniemożliwić wystawianie korekt do wcześniejszych faktur.
Na zakończenie należy przypomnieć kluczowe terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obligatoryjny dla największych przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. Pozostałe firmy zostaną objęte obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Jednocześnie przewidziano okres przejściowy do końca 2026 roku, w którym część podatników będzie mogła wystawiać faktury poza KSeF, pod warunkiem nieprzekroczenia miesięcznego limitu sprzedaży 10 000 zł brutto. Niezależnie od tych zasad, otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkiem sytuacji wyłączonych przepisami.
opracowanie: kk
.jpg)
