W 2025 r. wielu przedsiębiorców będzie musiało przemyśleć, czy w firmie zastosować drukarkę fiskalną, czy kasę fiskalną. Zależy to od specyfiki działań firmy.
Przedłożono nowy projekt rozporządzenia, które dotyczy dwóch kolejnych lat podatkowych, a więc roku 2025 i 2026. Projekt stanowi o tym, że roczny limit zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej wynosi w dalszym ciągu 20 tys. zł. Przedsiębiorca, który go przekroczy, musi niezwłocznie zakupić urządzenie.
Aby przedsiębiorstwo działało efektywnie i przynosiło zysk, sprzedaż musi być sprawnie zarządzana. Potrzebom małych firm sprostać może kasa fiskalna, która jest prosta w obsłudze i relatywnie tania, natomiast na potrzeby większego przedsiębiorstwa może odpowiedzieć drukarka fiskalna. Grunt to przemyślany wybór.
Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?
To, czy wybór padnie na kasę fiskalną, czy na drukarkę fiskalną, zależy od tego, jaki charakter ma prowadzona działalność oraz od liczby wykonywanych dziennie transakcji. Najpierw należy rozróżnić kasę fiskalną od drukarki fiskalnej.
Kasa fiskalna to samodzielne urządzenie, które służy do rejestrowania sprzedaży i drukowania paragonów, nie wymagając przy tym połączenia z komputerem ani systemem POS. Z tego względu jest doskonałym wyborem dla mniejszych przedsiębiorstw i punktów usługowych, które nie potrzebują zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Zatem można ją spotkać w salonach kosmetycznych lub fryzjerskich, u mechanika samochodowego lub w małych sklepach ogólnospożywczych.
Z kolei drukarka fiskalna, aby spełniała swoje zadanie, zdecydowanie wymaga współpracy z komputerem lub systemem POS. Dzięki temu jest w stanie spełniać bardziej skomplikowane funkcje, jak wystawianie faktur VAT, tworzenie szczegółowych raportów sprzedażowych, czy zarządzanie bazą towarów.
W związku z pełnieniem bardziej zaawansowanych funkcji drukarka fiskalna najlepiej sprawdzi się w firmie z dużą ilością towaru oraz tam, gdzie proces sprzedaży jest bardziej złożony, przykładowo w aptekach, hipermarketach, restauracjach.
Zatem wybór kasy fiskalnej będzie najlepszy, jeśli transakcje dokonują się w prowadzonej działalności w ilości umiarkowanej i kiedy nie ma potrzeby integracji z innymi systemami. Z kolei drukarka fiskalna pomaga precyzyjnie zarządzać dokumentacją oraz pozwala na precyzyjne monitorowanie sprzedaży w bardziej zaawansowanych warunkach biznesowych. Oba rodzaje urządzeń dostępne są w Centrum Kas Fiskalnych.
Odpowiednie urządzenie musi sprostać potrzebom firmy
Dokonując wyboru urządzenia, trzeba mieć na uwadze obszar działalności swojej firmy i wymagania, jakie powinno spełnić. Ważnym kryterium oceny jest liczba dokonywanych przez firmę transakcji oraz rodzaj produktów lub usług w ofercie.
Ważna uwaga: w przypadku przedsiębiorstw oferujących bogaty asortyment, warto wybrać model obsługujący dużą bazę PLU, co znacznie usprawni zarządzanie towarami.
Istotne jest, żeby drukarka była zgodna z obowiązującymi przepisami. Oczywiście musi ona spełniać wymagania związane z ewidencją sprzedaży oraz przesyłaniem danych do Centralnego Repozytorium Kas. Należy upewnić się, że do urządzenia dołączone są odpowiednie certyfikaty i homologacje. Warto zwrócić uwagę na łatwość i intuicyjność obsługi urządzenia oraz automatyzację procesów, która zachodzi dzięki integracji z systemem POS lub innymi narzędziami. Dzięki temu obsługa klienta będzie szybsza i sprawniejsza. Istotna jest również mobilność urządzenia, pojemność akumulatora i dostępne opcje komunikacji. Dobrze jest przyjrzeć się urządzeniu pod kątem solidności jego wykonania. Bardziej wytrzymałe modele to potencjalnie mniej napraw i tutaj można upatrywać oszczędności.
W razie wątpliwości dobrze jest poczytać opinie innych użytkowników o wybranym urządzeniu i upewnić się, że serwis w razie awarii jest łatwo dostępny.
Należy pamiętać, że dokładne zdefiniowanie potrzeb firmy pozwoli wybrać urządzenie, które będzie niezawodne i idealnie dostosowane do jej profilu oraz specyfiki działania.
Od czego zależą koszty drukarki fiskalnej?
Zakup, ale i użytkowanie drukarki fiskalnej wiąże się z poniesieniem pewnych kosztów, dlatego wybór konkretnego urządzenia trzeba dobrze przemyśleć. Koszt urządzenia w dużej mierze zależy od poziomu zaawansowania technologicznego i dostępnych funkcji. Droższe modele zazwyczaj oferują lepszą integrację z systemami sprzedaży, co może znacznie ułatwić codzienną pracę. Natomiast tańsze rozwiązania mogą być wystarczające dla małych firm o prostszej strukturze działalności.
Konieczne jest, aby pamiętać o kosztach eksploatacji urządzenia, tj. wymianie papieru lub serwisowania. To również istotne wydatki. Dodatkowe koszty mogą być generowane przez regularne aktualizacje oprogramowania, które są konieczne do utrzymania zgodności z obowiązującymi przepisami.
opracowanie: kk
.png){kind=logo}
